浅谈电力档案管理常见问题及改善方法.doc

浅谈电力档案管理常见问题及改善方法 黄卫祥 （江门市电力工程输变电有限公司，广东 江门 529030） 摘要：电力档案是电力工程建设和竣工验收的必备条件，更是投产后管理、运行、检修、改建和扩建的重要依据。目前电力档案管理存在不标准、不规范现象，注重文字记载，声像档案欠缺，计算机管理还处于相对落后的状态，缺少实用、有价值的电力档案编研成果。针对这些问题，应严格规范电力档案管理制度与标准，强化电力声像档案意识，加强计算机信息化管理，同时加强电力档案编研工作。 关键词：电力档案；问题；创新 电力系统档案管理工作是电力企业管理中一个重要的组成部分，是电力工程建设的真实历史记录和反映，是工程建设和竣工验收的必备条件，更是投产后管理、运行、检修、改建或扩建的重要依据。电力档案作为电力科技的详细资料，对整个电力的营运和维护都有着重要的现实意义，如果电力档案科学、规范、详细、信息化程度高，就会对今后的电力运营与维护起到很好的促进作用，反之，则会给这些工作带来很大的麻烦，造成不必要的损失。因此，做好电力档案管理工作时十分重要而有意义的事，必须以及重视。档案是否能实现现代化管理，提高档案工作者的工作水平和服务能力，直接关系到电力企业生产和经营的命脉。在多年的电力档案管理工作实践中，发现还存在一些问题，应及时予以改进，以避免带来不必要的麻烦，为电力档案的保管与利用创造更好的条件。 一、存在的问题 1.电力档案管理存在不标准、不规范现象 标准化、规范化，是档案管理的重要手段之一，是实现档案管理现代化的重要前提和基础，可以为档案管理创造一个良好的应用环境，加快检索速度，提高利用效率，发挥档案信息共享优势。就我司档案工作情况来看，在标准化建设方面做到了有章可循，档案管理工作的各个环节都按《档案法》和本司规章制度文件执行。具体方法是：从电力工程投标或委托施工开始到工程最后结束投入运行，档案员对工程产生的文件材料实行跟踪管理，并主动与项目负责人联系，将《档案分类编号办法》实施细则分发到他们手中，由他们协调各专业并与档案部门协商确定档案编号，这样使档案的编号更科学，流程更清晰。但在一些细小问题上仍存在不规范情况。有的人习惯用一些不规范的记录方法，同样一个事，就有几种不同的记录方式，这种不规范的现象很普遍，给档案保管者和利用者带来很大麻烦。由于著录不规范，严重地制约了计算机的检索，影响了检索效率。 2.电力档案管理存在只注重文字记载，不注重声像档案收集的问题 在很多电力工程项目上，一般只注意整理与收集有关的技术数据与技术资料，而对于声像资料却容易忽视，有的根本没有这方面的资料。实际上，声像档案较纸质文件具有生动、形象、提供利用及时并可多人同时利用的特点，更能准备反映历史事件的原貌。但由于固化的思维方式和制度等方面的影响，导致多数同行单位尽管配套设备，但基本没有起到其应发挥的作用。有的工作人员认为，上级部门检查的是文字资料，只要按要求把文字资料整理和保存好，就完成了，而在电力工程建设活动中形成的照片、摄像不是档案，认为拍完、上报或者交当事人就算完成任务了，不需要送档案室归档保存。这样就造成了电力档案的声像资料不完备，仅有的一些声像档案的失控或流失也比较严重，致使单位档案不完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。即使保存了一些声像档案，但对这部分的开发与利用也重视不够，远远没有得到深入的发掘与利用，其价值没有得到充分体现。 3.电力档案计算机管理还处于相对落后的状态 由于种种原因造成本单位电力档案计算机管理还处于相对落后的水平，软硬件设备亟待更新，与现代化电力企业的发展衔接不上，与同行业相比也存在差距，在档案管理工作中计算机尚处于单机运行、条目式管理，是一种以计算机模拟传统档案管理方法的模式，没有彻底突破老框框，更没有较大的创新和突破。致使相关的工程人员无法在现场调阅工程档案图纸，影响工作效率。企业在项目建设和管理过程中形成的相关电子文件、档案，没有及时的收集、整理、归档和移交。对此应当有清醒的认识，“知不足而奋进”，必须迎头赶上。 4.缺少实用、有价值的电力档案编研成果 电力档案的编研工作是主动地、广泛地、系统地开发利用电力档案信息资源，使其尽快转化为生产力的一种有效方式。就我司单位目前情况开看，缺少实用、有价值的科技档案成果。过去我们档案部门也搞过一些入门级的编研成果，但随着计算机应用于档案管理。这些编研成果已经远远跟不上电力档案管理发展的需要。要提高档案服务水平，提高档案利用价值，就要本着“存真、提炼、适用”的原则继续开展档案编研工作，当然首先要解决人员和经费问题，否则就成了“巧媳妇难做无米之炊” [1]。 二、解决问题的几点思考 1.严格规范电力档案管理制度与标准 电力档案应当严格按照《中华人民共和