招标代理档案管理制度模板.docx

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招标代理档案管理制度模板

一、总则

（1）招标代理档案管理制度旨在规范招标代理机构档案管理工作，确保档案资料的真实性、完整性和安全性。根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合招标代理业务特点，制定本制度。本制度适用于招标代理机构所有招标项目档案的管理。

（2）招标代理档案是招标代理机构开展业务的重要依据，是反映招标代理工作成果的重要载体。招标代理机构应高度重视档案管理工作，建立健全档案管理制度，确保档案资料的收集、整理、归档、保管和利用等环节的规范化、标准化。根据《招标投标法》的规定，招标代理机构应当自招标文件发出之日起三十日内，将招标文件、评标报告、中标通知书等招标投标活动的文件资料存档备查。

（3）招标代理档案管理应遵循以下原则：一是依法合规原则，确保档案管理符合国家法律法规和行业标准；二是真实性原则，档案资料必须真实、准确、完整；三是完整性原则，档案资料应全面反映招标代理业务的全过程；四是安全性原则，采取有效措施确保档案资料的安全，防止丢失、损毁和泄密。例如，某招标代理机构在2019年成功办理了一项价值10亿元的招标项目，该项目涉及档案资料共计1000余份，通过严格执行档案管理制度，确保了所有档案资料的完整性和安全性，为后续项目提供了有力支持。

二、档案管理职责与权限

（1）招标代理机构应设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作，明确其职责与权限。档案管理部门负责人应具备一定的档案管理知识和经验，对档案管理工作进行全面领导和监督。其主要职责包括制定档案管理制度、组织档案收集整理、确保档案安全、提供档案查询服务以及定期对档案工作进行自查和整改。

（2）档案管理部门的权限包括：一是对招标代理机构内部各部门的档案管理工作进行监督和指导；二是对招标代理机构对外委托的档案服务进行审核和监督；三是负责招标代理机构档案的收集、整理、归档、保管和利用；四是对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理；五是对档案管理人员进行培训和考核。

（3）招标代理机构各部门在档案管理方面的职责与权限如下：一是各部门应按照档案管理制度的要求，及时、准确、完整地收集和整理本部门的档案资料；二是各部门应配合档案管理部门进行档案的归档和保管工作；三是各部门应加强对档案资料的保护，防止丢失、损毁和泄密；四是各部门在利用档案资料时，应遵守档案管理制度，不得擅自复制、泄露或篡改档案资料；五是各部门应定期向档案管理部门报告档案管理工作情况。

例如，在2020年某招标代理机构开展的一次内部审计中，发现财务部门在处理招标项目款项时存在档案资料缺失的情况。档案管理部门立即介入调查，发现是由于财务部门未严格按照档案管理制度执行，导致档案资料未能及时归档。经调查，档案管理部门对财务部门负责人进行了约谈，并责令其立即整改，同时对财务部门的档案管理工作进行了全面审查，确保今后不再发生类似问题。

三、档案收集、整理与归档

（1）招标代理档案的收集是档案管理工作的基础环节，应确保收集的档案资料全面、真实、准确。收集工作应遵循以下要求：一是根据招标代理业务流程，明确收集范围和内容；二是收集过程中，对原始文件、电子文件、照片、录音、录像等多种形式进行收集；三是收集的档案资料应具有法律效力，能够作为招标投标活动的证据；四是收集工作应定期进行，确保档案资料的时效性。

（2）档案整理是档案管理的关键环节，要求档案资料分类清晰、排列有序、便于查阅。整理工作应遵循以下步骤：一是对收集到的档案资料进行初步筛选，剔除无关、重复、虚假等资料；二是对筛选后的档案资料进行分类，按照项目名称、时间顺序、文件类型等进行分类整理；三是编制档案目录，详细记录档案资料的名称、编号、存放位置等信息；四是对整理后的档案资料进行编号、装订，确保档案资料的安全和完整。

（3）档案归档是档案管理的重要环节，要求归档工作规范、及时、准确。归档工作应遵循以下要求：一是归档前，对档案资料进行审核，确保档案资料的真实性、完整性和准确性；二是按照档案管理制度，将档案资料按照项目名称、时间顺序、文件类型等进行分类；三是归档时，填写归档登记表，详细记录档案资料的名称、编号、存放位置等信息；四是归档后的档案资料应按照规定的存放条件进行保管，确保档案资料的安全和长期保存。

例如，某招标代理机构在2021年完成了一项大型基础设施项目的招标工作，涉及档案资料超过5000份。在档案收集阶段，机构严格按照项目流程和文件类型进行分类收集，确保了档案资料的完整性。在档案整理阶段，机构对收集到的档案资料进行了细致的分类和编号，编制了详细的档案目录。在档案归档阶段，机构按照规定的时间节点和存放标准进行了归档，确保了档案资料的安全和便于查阅。通过这一系列规范的操作，该机构成功实现了招标项目档案