公文写作及处理培训.ppt

时间、数字方面的错误 成文日期的错误使用 结构层次序数乱用：分为四层一、（一）1. （1） 违反公文中数字使用规则 文字表达方面的错误 语不对体 例：关于做好安全生产检查各项准备工作问题的通知 叙述事实滥用文学语言 轻易造新词 错用、滥用字、词（差之毫厘失之千里，“沁阳”“泌阳”败在一撇 ） 重复交叉使用 前后矛盾 公文语句结构方面的错误 句子成分搭配不当 语句位置颠倒 语句成分残缺 语言结构混乱 指代不明 标点符号方面的错误 标题中的符号使用不妥（除书名号外标题原则上不符号） 　例：关于转发“XX省政府关于加强春节安全保卫工作意见”的通知 数字之间使用不妥（十之八九） 省略号与“等等”的重复使用 符号与语气的表达使用（尽量避免 ！、？等带有感情色彩的符号） 其他方面的错误 引用文件表述不规范 例如：根据集团公司宜五集办〔2010〕100号《关于安吉物流集团公司… …的批复》…，规范的表述应为:根据集团公司《关于安吉物流集团公司… …的批复》（五集办〔2010〕100号）… 提示：引用公文，应先引标题，后引发文字号 名称表述不规范 单位名称在同一公文中出现多种称谓。如：第一次出现时为“四川安吉物流集团有限公司”，在未标注简称的情况下，第二次为“安吉集团公司”，第三次出现时却为“安吉物流集团” 主要内容 一、公文概念及其作用 二、公文写作基本规则 三、常用文种写作范式 四、企业公文处理要求 ? 4. 常用公文的写作 （1）请示的撰写 （2）报告的撰写 （3）通知的撰写 （4）通报的撰写 （5）函的撰写 （6）会议纪要的撰写 ( 1 ) 请示的撰写 第一层：写明请示的原因、背景。即：说明请示问题的依据、原因、出发点，说明为什么要请示 第二层：写明请示的事项。即：要求上级给予批示、批准的具体事项 结尾：“妥否，请批示” 1. 把请示这个公文名称写成“请示报告” 2. 有些请示在写作时抓不住问题的关键，请示原由写得太抽象、太笼统，使人看不出所要办理的事情的必要性，同时对如何办理这件事未提出办法和措施，或措施欠具体 3. 不是一事一请示，而是把不同类的事情，或几件事情放在一份请示中写。这是不允许的 4. 在写请示时限定领导机关几日内批复，这是不礼貌的。作为下级机关，最多只能写“请速批示”，而不能限定时间 常见问题 ( 2 ) 报告的撰写 综合性报告：开头、主体、结尾 开头：概括说明全文主旨，把一定时间内各方面工作总的情况做一个概述 主体：是报告的核心，要就各方面工作的主要情况进行说明 结尾：具体写出工作中存在的主要问题，并提出下一步工作意见 专题报告：情况、经验、问题 情况：开展和进行某一专项工作的依据，工作的大体进展情况，取得的成效等 经验：完成某一项工作的主要做法或取得的经验 问题：讲请存在的问题，今后的意见和建议要针对存在的问题去写；意见和建议提出的措施要得当，方法要行之有效 报告中不能带呈请事项，不能要求上级务必给予批示 应突出重点情况，重点讲按制度规定和上级要求或上级关心的新情况、新经验、新问题，淡化次要内容 应及时行文，以便于上级能掌握即时信息，及时指示方向，纠正错误，解决问题 对有关数字、数据的陈述务必真实、准确、全面，以免上级以此为依据制定决策时造成失误 撰写答复询问的报告时，要注意针对性，首先要指明所针对的来文日期与来文询问的内容，然后扣住上级提出的问题明确作答，不要涉及无关的情况 撰写要求 通知的适用范围：批转性通知、告知性通知、事项性通知 （1）批转下级机关公文 （2）转发上级机关与不相隶属机关公文 （3）印发（发布）本机关的公文 （4）布置工作：传达需要下级机关办理的事项 （5）任免人员：任免通知 （6）传达需要有关单位阅知和执行事项：知照性（告知性）通知 ( 3 ) 通知的撰写 通知的写作要点 结构：标题、主送机关和正文 正文： 第一部分：发通知的原因、根据和目的 启承语：“现将有关事项通知如下”等 第二部分：所通知的事项 第三部分：对全文加以总结，提出号召、希望、要求等 通常以“特此通知”结尾 会议通知 一般应包括以下内容： 会议名称； 召开会议的根据与目的； 会议时间； 地点（报到的时间、地点）； 与会人员； 差旅费报销办法； 与会者准备工作与注意事项； 联系单位、联系人与联系电话号码等。 会议通知的内容，要求准确、具体，无一错漏，并必须在会前送达，留出充裕的时间，以使与会者做好充分准备。 ( 4 ) 通报的撰写 通报是表彰先进、批评错误、传达重要情况时使用的公文 表彰、批评性通报正文的写法 发文的原因、根据 介绍事件过程、人物行为，适当地进行评论分析，指出重要意义或后果 提出其中实质性的问题 发文机关对事件、人物做出的决定，要求和采取的措施