地产公司业务流程管理手册工程档案管理作业指引.doc

工程档案管理作业指引 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 目的 为了进一步完善公司工程档案的管理制度，规范工程档案资料的收集、整理和保管工作，以保证建设工程管理的有序进行，确保公司在工程建设方面的历史资料完整、准确、科学保护、方便利用，根据《中华人民共和国档案法》、《基本建设档案资料管理的暂行规定》，结合公司工程档案管理的实际情况，特制定本细则。 适用范围 适用于公司及各地区公司工程档案资料的收集、整理和保管工作。 术语和定义 工程档案是指工程建设管理和工程建设项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图纸、图表及声像载体材料等。 职责 地区公司综合部/综合办 负责地区公司项目工程档案的收集和汇总整理； 负责组织向本地区城建档案馆备案； 负责本地区档案的保管。 各相关部门 负责按要求准备档案资料并提交给地区公司综合部/综合办。 工作程序 工程档案必须实行集中统一管理的原则。此项工作要做到工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工资料、竣工图的验收同步进行。 工程档案的归档范围、内容、要求 工程档案归档范围详见附件：《建设工程文件归档范围和保管期限》。 工程档案归档的主要内容为六个方面，即：工程基建文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、综合管理文件。 工程档案归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸（及与竣工图配套的CAD电子文件）。 不归档的文件材料包括： 正式施工前的草图，未定型的图纸； 重份文件材料和重份图纸； 无查考价值的临时性的文件。 工程过程中使用的工程文件材料不允许随便更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。 归档的工程文件材料要求格式统一，字迹工整，图表清晰；底图格式必须按国家制图标准绘制完成；蓝图规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良；所有竣工图均应加盖竣工章。利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应重新绘制竣工图。 工程档案的归档流程 流程简要示意图 各部门在工作中形成的文件材料（主要为工程基建文件）； 勘察、设计、监理、施工单位在项目建设中形成的文件材料； ①各部门、各单位自行收集、积累。 ②工程档案员每周进行收集、检查。 分类——按工程项目。 按问题。 整理组卷——①按归档范围、规范要求排列各种文件或专业性材料； ②修补、粘贴破损或过小的文件材料； ③将过大的文件材料、表格、图纸按规定折叠成形； ④打页号：每卷单独编号，页号从1开始； ⑤填写卷内文件目录——包括序号（以一份文件为单位，从１开始）、责任者（填写文件的直接形成单位和个人）、文件编号（填写工程文件原有的文号或图号）、文件题名（填写文件标题的全称）、日期（填写形成的日期）、页次（填写文件在卷内所排的起始页号）、备注； 案卷装订——①拆除文件材料上的金属物； ②全卷文字材料集中装订（三孔一线）； ③即有文字材料，又有图纸的案卷装订（三孔一线）。 填写备考表——包括标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及对案卷情况的说明；立卷人；审核人；立卷时间。 填写案卷封面——包括档号（由分类号、项目号、案卷号组成）、档案馆代号（由档案馆填写）、案卷题名（包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容）、编制单位（填写案卷内文件的形成单位或主要责任者）、起止日期（填写案全部文件形成的起止日期）、密级（分为绝密、机密、秘密三种）、保管期限（分为永久、长期、短期三种）、共几卷、第几卷。 案卷进盒。 归档验收。 填写移交档案目录——包括顺序号；档案号；案卷题名；日期；页； 保管期限；移交单位；移交经手人；接收单位； 接收人；交接日期。 移交档案案卷。 流程简要示意图的部分说明 地区公司综合部/综合办在接到工程项目后，布置形成积累工程文件材料的任务。因地区公司各部门均为立卷单位，故由工程档案员负责每周定期向地区公司各部门收集已办理完毕的或已形成的文件材料（主要为工程基建文件），并根据工程文件形成的具体情况编制预立卷类目，将收集的资料按类目分别存放积累，具体参照《建设工程文件归档范围和保管期限》执行。 工程项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的工程文件，交总承包单位汇总、整理、立卷，竣工时由总承包单位向地区公司综合部/综合办提交完整、准确、系统的工