世界500强电子邮件使用规范.pptx

邮 件 礼 仪 —— 商 务 邮 件 标 准 化 人力资源-邱国滔 索 引 电邮——沟通利器 标准化的艺术 其他疑难杂症 沟通原则 沟通利器 无法和对方面谈，肿么办？ 无法和对方在电话里说清楚，肿么办？ 对方暂时无法上网，肿么办？ 电子邮件来帮忙！ 沟通利器 对外营销 适用于市场营销及公关工作，用于传递市场信息、产品信息、企业文化等资讯 内部联系 适用于工作计划、工作报告等与工作相关的电子文档传递以及不便于面谈的信息交流 提升企业形象 标准化的艺术 邮件标题的误区 这是很大的误会 标准化的艺术 发件人 使用自己的真名，避免误会和混淆 标题 标题和内容相关，避免不写标题和乱写标题而被邮件系统识别为垃圾邮件或引起误会 标准化的艺术 在配置箱→使用偏好设置发件人名字 标准化的艺术 收件人、抄送、密送 有何区别？ 标准化的艺术 老板 同事 同事 我 发出一份邮件 收件人：老板 抄送 现代企业的沟通方式 收到邮件的人相互可见 有利于建立全局观，便于合作 慎用抄送！ 标准化的艺术 我 同事A 同事B 同事C 发出一份邮件 收件人：同事A 密送 密送 现代企业的沟通方式 A看不到BC，BC相互不可见 适合工作授权较高的员工使用 标准化的艺术 正文格式 抬头：抬头写“尊敬（敬爱）的XXX” 或“Dear XXX：” 有附件：若有附件，则在正文注明“见附件” 关键词：使用不同的字体大小或字体颜色 标准化的艺术 签名档——免费的自由广告牌 嘉进员工600人，每人发若干封邮件，营销威力巨大 600×N=？ 标准化的艺术 签名档格式 第一行：个性签名、市场信息、产品信息、企业文化等各类资讯 第二行：个人隶属部门 第三行及以后：个人联系方式 能被记住，就是成功 标准化的艺术 慎用自动回复 彭总给每个嘉进员工写一封拜年邮件，如果每位嘉进员工都设置了自动回复，彭总的邮箱将会……瞬间爆炸 正确的方法 当长时间无法打开邮箱时，启用自动回复，比如休假期间、停职期间等等……配合自动转发功能，效果更佳！ 标准化的艺术 在配置箱→自动转发和自动回复进行设置 其他疑问 邮件乱码肿么办？ 答案 使用邮件客户端Outlook，选择简体中文，排版和word一模一样，轻松摆脱乱码烦恼！ 其他疑难杂症 @新浪、@网易、@QQ、@搜狐、@Gmail…… 拥有太多邮箱了，肿么办？ 想使用邮件客户端收发邮件，肿么办？ 开启POP3功能 其他疑难杂症 在配置箱→外部POP3邮箱进行设置，其他邮件将自动转发至@gxjjyy.cn 邮件乾坤大挪移 其他疑问 邮件的法律取证效力如何？ 答案 普通邮件的法律证据效力很低，但经过软件加密的邮件，邮件信息难以泄露，可信度也很高，有较强的法律证据效力！ 其他疑问 在配置箱设置好导入、导出，即可和持有证书的其他邮箱互通加密电子邮件 沟 通 原 则 发明邮件系统只是给其他公司用的，我们不用邮件，有事当面说清楚！ 沟通的优先次序 比尔·盖茨的“阳谋” 邱国滔 TelQQ：714289068 E-mail：chris_yau@gxjjyy.cn