《岗位培训内勤》课件.ppt

**********************岗位培训内勤培训目标与意义提升专业技能掌握内勤工作流程，提高工作效率和质量。增强团队协作促进部门内部沟通，提高团队整体效能。促进个人成长培养职业素养，为职业发展奠定基础。内勤职责概述日常事务文件收发、电话接听、会议安排、来宾接待、物品管理等。资料管理档案整理、数据录入、信息汇总、报表制作、资料保管等。行政支持差旅安排、费用报销、设备管理、后勤保障、办公环境维护等。内勤基本素质要求责任心工作认真负责，注重细节，确保工作质量。沟通能力善于沟通，表达清晰流畅，能够有效解决问题。学习能力积极主动学习新知识和技能，不断提升自身能力。团队合作乐于协作，与同事建立良好的沟通和合作关系。接待来访客户注意事项礼貌待客保持微笑，用敬语称呼客户，营造舒适氛围。了解需求耐心询问客户来访目的，引导客户至相关部门。提供帮助协助客户办理相关事宜，如引导路线、提供饮品等。保持记录登记客户信息，记录来访时间、目的等。电话接听技巧接听电话礼仪保持微笑，声音清晰洪亮，语速适中，态度热情友善。自我介绍接听电话时，要先报出公司名称和个人姓名，让对方清楚了解。认真倾听认真倾听对方的需求，并及时记录重要信息，避免遗漏。准确传递信息清楚简洁地表达信息，避免使用专业术语，确保对方理解。文件收发登记流程接收文件确认文件完整性，并核实收件人信息。登记信息填写文件收发登记簿，记录文件名称、日期、发件人、收件人等信息。分发文件将文件及时送达收件人，并进行签收确认。归档管理将已处理的文件进行归档，并按照文件类型和时间进行分类管理。档案资料管理重点分类整理按部门、类别、时间等进行分类，方便查找。规范保管定期检查，防尘防潮，避免损坏。数字化管理建立电子档案库，提高效率和安全性。办公用品领用与存储1领用流程填写办公用品领用单，经部门负责人审核后，到仓库领取所需办公用品。2存储规范办公用品应分类存放，定期整理，确保办公用品整洁有序，便于查找和管理。3库存控制定期盘点库存，及时补充不足，避免出现办公用品短缺的情况。会议组织流程1准备阶段会议目的、主题、时间、地点、参会人员等2会议通知提前通知参会人员，并发送会议议程3会议记录记录会议内容、决定事项，并及时整理4会议总结会议结束后，对会议内容进行总结和反馈差旅费报销流程1提交报销申请填写差旅费报销单，并附上相关票据2部门经理审批部门经理审核报销申请并签字确认3财务部门审核财务部门核对票据和报销单，并进行审核4财务部门支付财务部门根据审核结果进行支付办公设备操作规范打印机熟悉打印机功能，掌握纸张类型和打印设置，合理使用墨盒，避免浪费。电脑了解电脑基本操作，掌握软件使用技巧，及时备份重要文件，确保数据安全。电话熟练掌握电话接听技巧，规范使用电话功能，保持通话记录，提升工作效率。保密制度要求信息安全严格遵守保密制度，确保公司机密信息安全。谨慎对待公司内部文件、资料和信息。责任意识对公司内部信息负有保密责任，避免泄露机密信息，维护公司利益。法律法规了解相关法律法规，避免触犯法律，承担法律责任。行政成本控制技巧预算管理制定合理的预算计划，并严格执行，避免超支。采购管理选择性价比高的供应商，进行批量采购，降低采购成本。用电管理节约用电，养成随手关灯、关电脑的习惯，减少电费支出。办公用品管理控制办公用品消耗，避免浪费，定期盘点库存，合理采购。培养良好工作习惯时间管理合理安排工作时间，提高效率。记录整理及时记录工作内容，方便查找。文件归档保持文件整洁有序，方便查询。沟通协作保持良好沟通，团队协作。提升服务意识与热情真誠的笑容真誠的笑容是服務的起點，可以讓客戶感受到你的熱情和友好。積極聆聽認真聆聽客戶的需求，展現你對他們問題的重視。團隊合作與同事互相幫助，共同提升服務品質。沟通表达技巧训练清晰表达准确表达您的想法，避免模棱两可或含糊不清的语言。使用简洁明了的语句，确保信息传递无误。积极倾听认真倾听同事的意见和想法，理解他们的观点。并给予适当的回应，以示尊重和理解。非语言表达注意您的肢体语言和语气，它们能传递出比语言更强烈的信息。保持友善和自信的姿态，有助于建立良好的沟通氛围。个人时间管理方法计划安排制定每日、每周计划，合理分配时间。任务优先级区分紧急重要任务，优先处理重要事项。时间记录追踪时间消耗，分析时间使用效率。专注执行专注完成当前任务，避免分心干扰。应对突发事件的预案1紧急情况