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Word邮件合并入门教程
主要功能
在日常工作中,我们经常会遇见这种情况:处理的文件主要内容基本都是相同的,只是具体数据有变化而已。在填写大量格式相同,只修改少数相关内容,其他文档内容不变时,我们可以灵活运用Word邮件合并功能,不仅操作简单,而且还可以设置各种格式、打印效果又好,可以满足许多不同客户不同的需求。
具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,在我们实际工作主要应用范围为:批量生成报告,以及批量生成企业函证,以及在固定模版情况下的意见书等有广泛的应用。
软件要求
已安装Word、Excel2002以上的版本
步骤
1、准备好数据源 (如何取得数据源?)
数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。
在实际工作中,数据源通常是现成存在的,在这种情况下,你直接拿过来使用就可以了,而不必重新制作。也就是说,在准备自己建立之前要先考查一下,是否有现成的可用。
如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立,根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以,实际工作时,常常使用Excel制作。
2、建立主文档 (一个对于是否使用以及在使用中如何组织数据的一个思考过程)
“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容,比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档,是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并,另一方面是主文档的建立,为数据源的建立或选择提供了标准和思路。
3、把数据源合并到主文档中 (文档与数据源的连接问题)
前面两件事情都做好之后,就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了,表格中的记录行数,决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行,使用非常轻松容易。
这是邮件合并的最基本步骤,理解邮件合并主要还是一个对于问题的思考过程,而邮件合并这个功能的设置主要解决的是计算机处理问题,其中如何组织数据需要你进行思考
思考:
我们要取得什么样子的结果? ――――目的
我们目前拥有什么样子的数据?-―――材料
如何使用邮件合并功能? ―― ―工具
一句话:
我们使用什么样子的工具能够把材料加工为我们需要的目的文档?
实例
背景资料: XXX花苑物业管理公司需要通过对每家业主分别发放书面通知单,来收取7月份物业管理费,及代缴的水电费。
准备资料一:基础数据源
我们首先需要对给需向每家业务收取的各项费用明细在Excel中做一个汇总表,如下图:
准备资料二:在Word中编制通知单模板,如下图:
4、在Word主文档中,编辑数据引入对应关系
步骤一:在Word主文档中点击“邮件选项卡”——再选择开始邮件合并,最后点击邮件合并分部向导,如下图所示:
步骤二:在右侧邮件合并选项框中的中部选择邮件类型,这里我们选择“信函”如下图:
然后在右侧邮件合并选项框中的底部点击“开始文档”如下图
步骤三:在底部点击“选择收件人”
步骤四:在这级选项卡中选择“浏览”:
在弹出对话框中找到数据源的Excel文件,如下图:
接着再点击底部的“撰写信函”按钮
步骤五:
首先将光标移至需要添加信息的地方,然后点击右侧的“其他项目按钮”
在弹出对话框中,选择需要添加的信息类型,此处我们需要添加的是业务姓名:
全部添加完成后,就会得到如下:
接着再点击“预览信函”
此时,我们就能预览到第一条记录中业务的缴费通知单了
此时我们发现金额部分均出现了小数位过多现象。
我们可以通过方法一,将数据源中的数字部分全部转化为文本格式。
或者方法二,点击
右键点击需要修改的选项,选择“切换域代码”
然后在该项目的域代码中,添加需要的格式代码,这里我们需要的是保留两位小数:
P.S如果是要得到不仅保留小数点后两位,同时需要添加千分位,就要添加代码:
\# #,##0.00
步骤六,点击右下角“完成合并”
然后在点击,打印:
通过上述步骤,我们就能得到最终文档,特别是在处理大批量数据的时候,能更有效、更准确的完成工作。
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