物业入伙程序.doc

物业管理处收楼入伙程序 收楼的三个阶段： 前期准备阶段； 收楼阶段； 后期跟进阶段。 前期准备阶段 1、组织收楼小组 2、文件资料的准备： 1）准备并发送《房屋交付使用通知书》及《收楼须知》 2）《房屋使用说明书》及《房屋质量保证书》 3）《业主临时规约》及《前期物业管理服务协议》 4）《业户手册》及《装修守则》 5）安全/消防协议书 6）各种收楼表格等。 3、钥匙准备 公共区域与户门钥匙分开保管，每把钥匙要试开确保不出差错。 4、房屋检查、清洁 对房屋状况、各项设备设施情况进行详细检查，确保房屋状况良好。 5、收楼培训及演练 1）对业户需咨询的问题进行培训，要统一口径。 2）对全体员工进行培训，如何回答业主的提问。 3）正式收楼前，全体员工要进行1—2次的收楼预演，以确保正式收楼之顺利。 注意：准备工作应越细致越好，尤其是收楼资料存档清单、文件签收单要做得详细。 （二） 收楼阶段 业户在开发销售部办理完相关手续后到物业公司物业部办理收楼手续，物业部人员按入住“会签单”执行并会签办理 确认业主身份 业主出示《房屋买卖合同》原件； 2） 业主出示身份证或有效证件正本及复印件。 2、 向业主收取的文件 1） 入住会签单 2） 房屋交付使用通知书（入伙通知书） 3） 身份证或有效证件之复印件 业主本人1寸免冠照片1张 业主授权委托书（如有） 3、 业主签署文件 1） 《业主临时公约》、《前期物业管理协议》之承诺书一式两份； 2） 《安全/消防协议书》一式两份； 3） 请业主填写《业主资料表》、《住户家庭成员登记表》、《紧急情况联系人》。 注明：上述三张表格可统一为一个表格，以免业主重复填写。 4) 委托银行扣款协议书 4、 向业主发放文件并签署〈文件签收单〉 1） 《业主临时公约》、《前期物业管理协议》及承诺书 2） 《业户手册》 3） 《装修守则》 4） 《房屋使用说明书》 5） 《房屋质量保证书》 《消防/安全协议书》 委托银行扣款协议书 5、物业部开据缴费清单，业主持缴费清单及《入住会签单》到物业公司财务部交纳管理费等有关费用。 6、物业部从财务部收回入住会签单，核对是否均已签章。 7、物业部向业主发放钥匙，填写《钥匙交接单》，安排工程部人员陪同业户验房，填写《房屋验收交接表》，查抄并确认水、电、气表底数。若验收时发现遗漏工程，业主须留钥匙一把，供维修使用，并填写《钥匙托管承诺书》 8、物业部主管在《入住会签单》上签章 注意：切忌慌乱，要检查业户档案目录及业户文件签收单上内容是否齐全、各种协议、房屋验收交接表、钥匙交接表、文件签收单上是否业户都已签字确认等。 （三） 后期跟进阶段 1、整理业户档案，做业户档案目录，做好存档工作； 2、对验房时发现的维修问题跟进维修工作； 3、跟进报装电话等手续； 4、制做业户收费台帐等； 5、协助业/租户的搬迁 收楼流程表： 发展商发出以下文件通知业主与管理处联络收楼 －房屋交付使用通知书 －收楼须知 ↓ 业主与管理处确认收楼日期及时间 ↓ 管理处须做好收楼准备： 派发的文件资料 收费细目 单元情况良好 钥匙无误 ↓ 业主依时办理收楼，管理处分发资料（《业主临时规约》、《前期物业管理协议》业户手册、装修守则、两书、礼品等），业主签收上述文件，并将签署完毕的《业主临时规约》、《前期物业管理协议》承诺书交物业公司。 ↓ 业主填写及签署以下文件： 业主资料表、住户家庭成员登记表、紧急情况联系人； 治安/消防安全协议书；委托银行扣款协议书 ↓ 缴付物业管理费等 ↓ 业主填写房屋验收交接表、钥匙交接表并领取钥匙，管理处工程部陪同客户到单元验房 ↓ 不合格：业主须填写钥匙托管承诺书，业主留钥匙一把供维修使用 ↓ ↘ 物业部审核、归档业户档案 业主收楼程序（内部使用）： 负责人 内容 备注 1.接待 负责人：秘书 或文员 业主出示入伙通知书； 安排业主签到，发放业主礼品，准备业主资料； 安排业主于休息区等候、倒水； 填写入住会签单。 业主资料包括： —业主临时管理规约及承诺书 —业户手册 —装修守则 —消防安全协议书 —两书 —业主资料表、家庭成员登 记表、紧急情况联系人 需准备饮水机、纸杯、休息椅、接待台 2.办理入住手续 负责人：物业主管及助理 物业人员到接待处领取入住会签单，由业主休息区带业主至洽谈区。 检验业主身份： —房屋买卖合同 —入伙授权书 —入伙通知书 —身份证明及有效证件 签署文件： —规约承诺书 --前期物业管理协议 —消防