监理信息管理讲座[上节](2016年0518).pdf

第十章 监理信息及文件资料管理 专题讲座 倪建国 二O一六年度 1 监理信息管理 1.1 信息管理概述 1）信息管理概念 所谓信息管理是指在开展建设监理工作过程中对信息的收集、 加工、整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。 2）信息管理目的 信息管理是监理工作的一项重要内容，贯穿于监理工作的全过 程。信息管理的目的是通过有组织的信息交流，使有关人员能 及时、准确地获得相应的，作为分析、判断、控制、决策的依 据，也为工程建成后的运行、管理、缺陷修复积累资料。 3）信息管理工作原则 ①标准化原则； ②有效性原则； ③定量化原则； ④时效性原则； ⑤高效处理原则；⑥可预见原则。 4）信息管理的内容 信息管理的内容一般包括收集、加工、传输、存储、 检索、应用六项内容。 1）收集：收集是指对工作中原始信息的收集，是很重 要的基础工作。 2）加工：信息加工是信息处理的基本内容，其目的是 通过加工为工作提供有用的信息。 3）传输：传输是指信息借助于一定的载体在监理工作的各 参加部门、各单位之间的传输。通过传输，形成各种信息 流，畅通的信息流是工作顺利进行的重要保证。 4）存储：存储是指对处理后的信息的存储。凡需要存储的 信息，必须按规定进行分类，按工程信息编码建档存储。 5）检索：监理工作中既然存储了大量的信息，为了查找方 便，就需要拟定一套科学的、迅速查找的方法和手段，这 就称之为信息的检索。已存储的信息，应管理有序，便于 检索。 6）应用：是指将信息按照需要编印成各类数据、报表和文 件格式,以纸质或电子文档形式加以呈现，以供管理工作中 使用。 1.2 监理信息管理 1）监理信息管理的意义 监理信息管理是建设项目监理 “三控两管一协调”， 并履行建设工程安全生产管理的法定职责的重要内容 之一，随着建设监理业务规范化管理的不断加强和细 化，监理市场环境竞争的激烈，监理信息管理（以下 简称：信息管理）的作用显得越来越重要。管好用好 监理信息，能够促进监理业务经营和现场监理工作的 开展，对监理工作管理水平和业务技能的提高具有推 动作用。 2）监理信息管理任务 ①组织项目基本情况信息的收集并系统化，编制项目 信息管理实施细则或手册。 ②明确项目报告、报表及各种资料的规定，例如文件 资料的格式、表式、内容、数据结构及字体字号等要 求。 ③按照项目监理工作过程建立项目监理信息系统流程， 在实际工作中保证这个系统正常运行，并控制信息流。 ④信息管理资料的档案管理。 3）监理信息管理的收集要求 1）及时收集不同来源的监理信息。 监理信息来源可包括文件、档案、监理报表及计算机 辅助文档等四方面。 ①文件信息主要是在工程建设过程中，上级有关部门 的文件、工程前期有关文件、设计变更及工程内部文 件。 ②档案信息主要是在各种文件办理完成后，根据其特 征、相互联系和保存价值等分类整理，根据文件的作 者、内容、时间和形成的自然规律等特征组卷。 ③监理报表信息主要有开工用报表、监理工程师巡视 记录表、质量管理用报表、安全管理用报表、计量与 支付用报表及工程进度用表。这些表格是监理工作常 用报表，反映了监理工作的开展及工程进展情况，应 注意报表信息的收集和整理。 ④计算机辅助文档主要是监理机构书面发出的会议纪 要、通知、联系单、函告，监理业务开展过程形成的 监理日记、月报、专题报告、监理报表、影像、总结 及工程质量评估报告等以电子文件形式存在、储存的 各种文档资料。 2）保证收集到的监理信息的质量。 信息管理工作的质量好坏，很大程度上取决于原始资料的全面 性和可靠性。因此，建立一套完善的信息采集制度是极其必要 的。信息的收集工作必须把握信息来源，做到收集及时、准确。 3）建立监理信息管理制度和纪律。 ①送往建设单位及有关部门 (包括通过建设单位送往设计及外部 相关方) 的文件，应有签收记录。对于重要的文件资料应做书面 备份。 ②送往施工单位的文件，必须由施工单位专管人员或领导签收。 ③以 《工作联系单》形式送往建设单位、设计单位或施工单位 的非正式文件，用于对某些局部、具体事项进行协调，提请注 意或要求了解、要求配合等用途。 ④项目监理机构的所有正式发出文件须在总监（或总监代表）审 查批准后，由项目监理机构办公室负责