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5．1．2文件编号方式 全厂性的手册文件以NDS（公司英文简写）001始编 二层程序文件以NP001始编 三层文件以NIA（A是部门代号）001始编 A代表品管部 B------- 具体产品编号的以产品编号做为文件编号，外部文件以外部文件的编号为准，没有编号的以本公司三阶文件的编号方式编。 ISO9001/14000体系文件编写 5．1．3文件的编制可参考以下模式 文件模式 说 明 目 的 文件编制的目的 适用范围 文件适用的场合 定 义 文件中的专业用语和限定范围的用词 职责和权限 文件中有关人员的职责 内 容 （文件简述的规则内容） 附 件 文件运用中用到的表格或其他资料 以上是一份文件的完整架构，但是它的适用性完全取决于文件需要 ISO9001/14000体系文件编写 5.2文件的批准核定 公司文件由授权的人士核定： 文件种类 核定人 质量方针 总经理 质量手册 总经理 ISO9001程序 经 理 部门运作程序 经理/总经理 工作指导 经理/总经理 产品检验标准 相关部门主管 制程管制标准/工艺 规程文件/有关图纸 外部文件 经理 如授权人缺席时，由其上级或指定的代理人核定 ISO9001/14000体系文件编写 5．3文件和资料的控制/ 发放 a.? 文件/资料的编制人在编制文件后填制“文件控制申请文件收发记录”注明此文件应该发放的部门，并予以相关部门主管会签并决定持有的份数，无异议后交由文件的核定人批准，非公司编制的资料由使用部门（部门专用）或文件控制中心（全厂性）申请受控 b.? 文件控制中心在接到批准的“文件控制申请文件收发记录”时复印发放的总份数，并在每面上盖上控制文件的印章和序号发放给相应的部门并提请其部门负责人或代理人签收 5．4文件和资料的修改 各部门根据工作的需要均可提出修改，填写文件修改说明书，注明修改原由交文件的原会签人和批核人批核同意后由文件控制中心安排修改 5．5版本变更和处理 一般文件的修改没有引起页次的重大变更（3页）可不用变改版本，修改时只在修改页上注明此版修改的次数由文件控制中心把修改页和各部门调换，文件换版时修改次数重新计算 ISO9001/14000体系文件编写 5．6文件和资料的回收 当文件和资料更换版本需回收时，应按相应的收发记录收回，文件控制中心须签署收发记录的回收栏以确定收回，新版文件需执行5.3.1的程序 5．7一般文件和资料经核定修改后由文件控制中心根据收发记录将其副本收回销毁，正稿由文件控制中心加盖“失效文件和日期”印章，分隔存放，失效文件如没特别要求一般保留一年 5．8文件的需求申请 当各部门有需要申请或借阅的文件时，由负责人填写文件申请单交经理核定后交文件控制中心发放或借阅 ISO9001/14000体系文件编写 5．9文件的保存 各部门负责人应将文件放在适当的场所，避免损坏和遗失，文件和资料应按不同种类/名称分别存档，应根据需要制作目录索引以便于查阅，原稿文件存档在文件控制中心，登记在“文件控制总表”并需注明编号和版次 5．10非受控文件的发行 非受控文件由经理或总经理批准后方可发行，不受此文件的控制要求，非受控文件一般指发放客户或其他外部机构的文件 5．11附件参见 a． 文件控制申请文件收发记录（A-001） b． 文件修改说明书（A-002） c． 文件申请单（A-003） ISO9001/14000体系文件编写 ISO9000/14000 体系文件编写