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工程项目档案管理知识 东莞市档案局监督指导科 联系电话主要内容 一、基本术语和定义 二、各参建单位档案工作的职责 三、归档文件材料的编制要求 四、项目文件的归档范围及收集工作 五、归档文件材料的整理 六、项目档案的审核与验收 一、基本术语和定义 建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。 单项工程：指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。 单位工程：指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。 项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项目文件。 项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。 项目前期文件：指在工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 项目竣工文件：指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。 项目施工文件：指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。 项目竣工图：指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 项目监理文件：指项目监理单位对项目质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 项目竣工验收文件：指项目竣工后试运行以及项目竣工验收时形成的文件。 二、各参建单位的档案工作职责 基本职责的一般规定 建设单位（业主、项目法人）的职责 项目施工单位的职责 项目监理单位的职责 其它参建单位的职责 基本职责的一般规定： 项目建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据规范的要求，完成各自职责范围内或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。 在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门的条款，明确有关方面提交相应项目文件以所提交文件的整理、归档责任。 项目文件产生过程中，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围或岗位职责，并有相应的检查考核措施。 建设单位（业主、项目法人）的职责： 1、负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位等编制项目竣工文件和整理项目档案。也可委托监理单位监督、检查项目文件的形成、积累和立卷归档工作。 2、负责收集和整理项目准备阶段形成的项目前期文件（包括可行性研究、任务书、设计基础文件、设计文件、项目管理文件等），并负责立卷归档。 3、负责收集项目竣工验收阶段形成的文件（包括项目初检文件、试运行文件、项目竣工验收文件及声像材料等），并负责整理归档。 4、负责收集汇总各参建单位（勘察设计单位、施工单位、监理单位、材料设备供应单位等）立卷归档的项目档案。 5、负责组织建设项目档案的验收工作。 6、负责向相关部门及档案管理机构提交符合质量要求的项目竣工档案。 项目施工单位的职责： 1、负责编制规范的项目施工及竣工文件。 2、负责施工及竣工文件的立卷归档工作。 3、负责向建设单位提交整理归档的项目档案。 项目实行总承包的，总包单位负责，收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。 监理单位的职责： 1、根据建设单位的委托或根据合同的要求对勘察、设计、施工及材料、设备供应单位等的项目文件的编制、收集、整理归档等进行监督检查。 2、负责收集、汇总项目监理文件，并负责立卷整理。 3、向建设单位提交汇总经立卷归档的项目档案。 其它参建单位的职责： 1、负责编制各单位负责的项目文件。 2、负责分别向建设单位、施工单位等提交汇总本单位形成的项目文件。 三、归档文件材料的编制要求 归档文件材料编制的一般要求 竣工文件的编制要求 竣工图的编制要求 竣工图的更改要求 竣工图章的有关要求 归档文件材料编制的一般要求 1、项目文件的内容和深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 2、项目文件的内容必须真实、准确，与实际相符。 3、项目文件要字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。 4、项目文件应采用耐久性的书写材料，不得使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等书写材料编制。 5、复印、打印文件的字迹、线条必须清晰、牢固、耐久。 6、照片要求冲晒质量好、图像清晰、画面完整，并附详细的文字说明。光学照片要要另外提交底片，数码照片要求另外提交刻制的光盘。 7、录音、录像文