房地产开发(国有企业)公司档案管理制度详解.doc

附件： 规章制度控制表 制度 名称 xxxxx公司档案管理制度 制度 编号 xxxx（YW）-12-2015-02 版本 生效 日期 下次评 估时间 起草人 部门 审核 分管领导 审核 签发人 是否 修订 2015 2015.5 2016.4. 否 此 次 修 订 的 主 要 内 容 本次为新制订。 解释 部门 Xxxxx公司档案室 实施 及完 善执 行人 Xxxxx公司档案室室 备注 xxxxxx公司 档案管理制度 第一条 总则 为进一步加强公司档案管理，建立、健全公司档案管理体系，全面提升档案管理水平，确保公司档案的完整、准确、系统、安全和有效性，充分发挥档案在公司项目建设、经营管理以及发展等工作中的重要作用。根据《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《档案法实施办法》和《电子文件归档与电子档案管理办法》等法律法规，特制订本管理制度。 第二条 档案的立卷归档 一、立卷归档范围 公司在从事项目建设、经营管理及发展等工作中形成的具有保存价值的文件材料、声像资料和所获得的荣誉资料及象征荣誉的实物档案，任何个人不得将公司的档案材料据为己有或拒绝归档。 二、归档的时间 （一）工程建设项目，在工程竣工后将要归档的文件、资料组成保管单位，由项目负责人审定后，向公司档案室管理人员进行移交；对活动周期较长的项目或时间连续性强的项目活动中形成的文件材料，可视具体情况按年度分批归档；对于机密性强的，重要的外来材料(如外购设备的随机图纸和文字说明材料等)须在工作完成后及时归档。 （二）公司党、政、工、团的电子文件归档，应在公文管理中公文流程处理完毕后立即送档案室，实体文件在次年的第二季度前向公司档案室移交。 （三）会计档案由公司财务部兼职档案管理员按照档案管理的要求整理归档，负责完成当年档案的数据录入、分类、立卷、编目等工作。凭证、报表、工资册可按月归档；帐簿可按年归档。归档后的会计档案可暂由本部门保管三年，届时向公司档案室移交。而当年形成的各类档案目录在次年移交档案室。 （四）审计合同类资料的移交时间按每年移交档案室。 （五）因公外出学习、培训及出国人员带回的资料，应在回公司一周内向公司档案室移交，否则，不予签字报销。 三、归档要求 （一）归档的材料必须收集完整后并拟写清单由相关部门指定工作人员移交档案室。 （二）归档的文件材料、图表必须齐全完整，照片(包括底片)、录音、录像带、光盘等必须同其详细的文字说明材料一起归档。 （三）归档的文件材料必须准确地反映公司各项管理活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系。 （四）归档的文件必须是原件(定稿)，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿。发文须在发文稿签发栏加印。 （五）归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的笔进行书写、绘制，禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。 （六）为确保案卷质量，除保证文件材料齐全完整外、还须分类及保管期限划分准确、组卷合理、排列有序（数据录入、文件材料、案卷等）、装订和编目符合要求、备考说明清楚、案卷封面及脊背填写完全和正确、标题拟写简明扼要并与内容一致。会计档案在整理前，首先要符合会计管理的要求，然后按照以上档案管理的要求归档。 （七）科技档案按一式两份归档，分别为正本和副本；文书档案及其他门类档案按一式一份归档。 （八）所有归档的案卷符合《科学技术管理案卷构成的一般要求》、《文书档案案卷格式》、《技术用图折叠方法》的要求，纸张幅面为国际通用的A4标准。 第三条 档案的保管 一、接收档案必须认真进行验收，并办理接交手续。 二、存放档案必须有专用的库房、柜、架，并应按规定编号。柜与墙面距离不少于10cm，垂直于有窗的墙壁摆设，以便通风。 三、电子档案在保管过程中应进行抽样检查，发现问题应及时采取恢复措施；定期进行档案的清理核对工作，做到帐物相符。对破损和载体变质的档案，要及时进行修复和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要注明原因，保存依据。同时设备更新时应确认原载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转化工作，原载体的保留至少不低于3年。定期检验结果应填入电子档案管理登记表。 四、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充等情况。底图的存放以平放为宜。 五、缩微胶片、照片、磁带等的保管： （一）存放胶片、照片、磁带等要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排放在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别进行存放。 （二）胶片柜应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有毒有害气体的环境，空气调节设施、温湿度应符合规定的要求。 六、保存档案必须有