2018最新文件管理规程.docx

SMP-ZL-01-00 PAGE \* MERGEFORMAT 8 管理程序文件 文件编号 SMP-ZL-01-00 取代编号 文件名称 文件管理规程 起草部门 质量部 起草日期 起草签字 审核部门 审核日期 审核签字 批准部门 批准日期 批准签字 分发部门 1 目的 规范本公司文件的设计、制定、审核、批准、复印、发放、执行、保管、收回、销毁以及修订等一系列过程，保证文件的规范性、科学性和可操作性。 2 范围 适用于本公司文件的设计、制定、审核、批准、复印、发放、执行、保管、收回、销售等一系列过程，同时也适用于电子文件和外来文件的管理。 3 责任 1.1 制定人 1.1.1 确保使用正确规范的文件名称，按照本规程规定的格式和要求编写文件。 1.1.2 确保内容正确，具有可操作性，并符合相关法律法规的规定。 1.2 审核人 1.2.1 确保文件内容完整，实事求是，条理清楚，不产生歧义并具有可操作性，且格式要符合本规程的规定。 1.2.2 确保文件中与其专业领域相关的内容正确无误，合理，并符合相关法律法规和标准的规定。 1.3 批准人 1.3.1 确保文件内容符合相关法律法规的规定，并符合企业实际情况。 1.3.2 确保文件内容符合生产的管理要求、技术要求和质量要求。 1.4 文件管理员 1.4.1 负责文件的管理和控制，包括文件接收、复印、发放、保管、收回、销毁等。 1.4.2 负责对文件进行统一分类、统一编号。 1.4.3 负责按规定发放和收回文件，保证每一个部门均有与该部门相关的文件。 4 程序 4.1 文件设计 4.1.1 文件的表头统一用以下格式 管理程序文件 文件编号 取代编号 文件名称 起草部门 起草日期 起草签字 审核部门 审核日期 审核签字 批准部门 批准日期 批准签字 分发部门 4.1.2 文件正文字体统一采用宋体小四字体，数字用“Times New Roman”小四号字体。 4.1.3文件每页均设页眉和页脚，页眉左边设置为“公司LOGO”；右边为文件编号，字体为宋体，5号，加粗。页脚下方设置为页码，用“Times New Roman”小四号字体。 4.1.4 文件的正文分为： 4.1.4.1 目的：（简明扼要地说明制定该文件的目的是什么） 4.1.4.2 适应范围：（该文件适用于哪些范围，必要时还应说明不适用于哪些范围） 4.1.4.3 责任者：（哪些部门、岗位或人员对该文件负责任） 4.1.4.4 内容：内容下的章、条、目分 4.1 4.1.1 4.1.1.1 叙述，章、条、目号的最后一个数码不加点，章、条、目之间不空行。 4.2 文件制定 4.2.1任何人均有权提出制定文件的建议，经部门领导审核确定文件题目。文件的起草应由主要使用部门起草。经过认真准备、精心设计，应能保证文件的内容全面而准确。 4.2.2将文件的草稿交部门领导初审，部门初审完毕后，经质量部审核，最后文件由相关领导进行批准。 4.3 文件审核与批准 4.3.1 审核人一般是起草部门的部门负责人。审核人应对文件的内容、制订程序和可操作性进行审核。审核后的文件再交由质量部进行审阅。 4.3.2 经质量部审阅后的文件，如需改正，交回原编写人员所属部门，进行改正，直至符合要求。 4.3.3文字应简练、确切、易懂，不能有二种以上的解释。 4.4文件批准和生效 4.4.1公司质量手册及程序文件由总经理进行批准，其它文件由管理者代表进行批准。文件批准人应对文件的内容、编号、格式、制定程序、与其他文件统一性、文件内容合理性进行把关。 4.4.2文件在批准和生效日期之间留一周左右时间进行培训。 4.5 文件的归档与保存 4.5.1文件经签发批准后立即将原文件交由质量部归档管理，质量部作为文件管理部门，由专人负责文件的归档管理工作。 4.5.2文件管理人员必须对文件的修订、分发、销毁等进行及时记录。 4.5.3文件管理人员应妥善保管文件，不得丢失，并应保持原文件的整洁、完整。 4.5.4若需保密的文件，需经质量部批准后方可复印或借阅。 4.5.5.相关部门收到外来文件，应先送至文件管理员处登记。 4.6 文件的发放与销毁 4.6.1文件批准后，应在批准后生效前对文件进行发放，分发工作由文件管理人员进行，原文件保留质量部，复印件下发各相关部门。下发复印件加盖受控章。新文件生效后旧文件进行收回做作废处理。 4.6.2文件销毁，对于到期需要销毁文件，由质量部批准后方指定专人进行销毁，并指定监督人进行监督，同时填写文件销毁记录。 4