建设电子文件跟电子档案管理规范.ppt

一、 《建设电子文件与电子档案管理规范》发布 （一）《规范》编制的时代背景 （二）《规范》编制的意义 二、 规范内容 （一）其它应执行的有关标准、规范 《建设工程文件归档整理规范》 （GB/T 50328-2001） 《电子文件归档与管理规范》 （GB/T 18894-2002 ） 《城建档案著录规范》（GB/T 50323-2001） 《城建档案分类大纲》 《城建档案密级与保管期限表》 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理》 （GB/T 17678.1） （二）术语 （1）建设电子文件 在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。 （2）建设系统业务管理电子文件 建设系统各行业、专业管理部门（包括城乡规划、城市建设、村镇建设、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位）在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。 （3）建设工程电子文件 在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文们、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。 （4）建设电子档案 具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。 （5）在线式归档 通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。 （5）离线式归档 将应归档的电子文件及相关数据存储到可脱机存储的载体上向档案部门移交的过程。 （五）建设电子文件的收集与积累 1、收集、积累范围 《城市建设档案管理规定》（建设部90号令） 《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001） （五）建设电子文件的收集与积累 2、收集与积累的要求 （1）建设电子文件形成单位必须做好电子文件的收集积累工作。 （2）建设电子文件的内容必须真实、准确。符合国家有关技术规范、标准和规程。 （3）凡属于收集积累范围的建设电子文件，收集积累时均应进行登记。填写建设电子文件（档案）的案卷级和文件级登记表。 （五）建设电子文件的收集与积累 2、收集与积累的要求 （1）建设电子文件形成单位必须做好电子文件的收集积累工作。 （2）建设电子文件的内容必须真实、准确。符合国家有关技术规范、标准和规程。 （3）凡属于收集积累范围的建设电子文件，收集积累时均应进行登记。填写建设电子文件（档案）的案卷级和文件级登记表。 （4）保证建设电子文件不被非正常改动。如果更改要填写《建设电子文件更改登记表》。 （5）应定期备份建设电子文件，并存储于能脱机保存的载体上。 （6）对通用软件产生的建设电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数信息、说明资料等。专用软件产生的建设电子文件应转换成通用型建设电子文件。 （7）电子签章等与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的管理控制信息必须与建设电子文件一同收集。 3、建设电子文件收集积累的程序 1、登记 （1）工作人员从电子文件生成起对需归档的电子文件性质、类别、期限等进行标记。 （2）应运用建设电子文件归档与管理系统对每份建设电子文件进行登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存。 2、鉴定：对已登记的建设电子文件必须进行初步鉴定，并将鉴定结果录入到建设电子文件归档与管理系统。 3、著录：对经过初步鉴定的建设电子文件进行著录，并将结果录入建设电子文件归档与管理系统。 4、存储：按业务案件或工程项目来组织存储。 5、建设电子文件的命名 5、建设电子文件的命名 （六）建设电子文件的整理 1、建设电子文件由谁整理？ （六）建设电子文件的整理 4、建设电子文件的整理依据。 （七）建设电子文件的鉴定 1、建设电子文件的鉴定时间。 （八）建设电子文件的归档 1、建设电子文件的归档时间。 （八）建设电子文件的归档 4、建设电子文件的两种归档方式的时间。 （八）建设