秘书综合实务（ 第二版） 会务服务 会议善后.ppt

尚辅网 尚辅网 * * 尚辅网 实训项目三 ：会议善后 尚辅网 一、实训目的 ◎会将会议文件归档 ◎会撰写会议纪要 ◎会进行会议总结 尚辅网 二、基础知识 ◎会议文件包括代表证、会议日程、各种讲话稿等。 ◎会议纪要是对会议成果的书面记录，以概述性表述为主。 ◎会议总结包括对会议成果和会务工作的总结。 尚辅网 三、基本技能 ◎会议文件应当注重与会议同程收集。 ◎会议纪要必须建立在对会议记录的概述上。 ◎会议总结应当征求会议代表的意见。 尚辅网 四、工作流程 工序1 工序2 工序3 工序4 会议文件归档 收集会议文件 整理会议文件 鉴定会议文件 会议文件归档 撰写会议纪要 熟悉会议记录 归纳会议记录 总结主要意见 撰写会议纪要 进行会议总结 收集会议信息 形成基本评价 推介会议成果 总结会议经验 尚辅网 由于公司产品滞销，销售业绩大幅度滑坡，公司决定12月13日－15日在南京钟山宾馆召开客户联谊会，听取客户对公司产品的意见和建议，确定次年产品订购情况。3天会议形成了很多会议文件和资料。这些文件和资料中，有的对于公司的发展和改进服务方法有一定的作用，有的文件和资料没有利用个保存价值，面对这一状况，必须进行整理。于是总经理秘书张洁马上开始着手整理会议文件。 1.任务：根据实际情景，将会议文件整理归档。 2.要求：⑴确定会议文件收集范围；选择收集会议文件渠道； ⑵按照分类方案整理会议文件。 ⑶会议文件归档，履行交接手续。 实训1：会议文件归档 尚辅网 3.评价标准：⑴会议文件收集项满分60分。确定收集范围、明确收集方法、收集资料是否齐全每项20分。 ⑵整理会议文件项满分20分。分类准确、排列有序，每项10分。 ⑶会议文件归档项满分20分。填好归档文件登记表，履行交接手续，每项10分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：全班分组演练，学生比照评价标准，相互评分。 6.时间安排：1学时。 尚辅网 实训2：撰写会议纪要 由于公司产品滞销，销售业绩大幅度滑坡，公司决定12月13日－15日在南京钟山宾馆召开客户联谊会，听取客户对公司产品的意见和建议，确定次年产品订购情况。 1.任务：会议主持人李总要求秘书张洁撰写会议纪要。 2.要求：⑴言简意赅。 ⑵要素完备。 ⑶观点明确。 尚辅网 3.评价标准：⑴言简意赅项满分30分。会议概述以简明的语言叙述会议主题、时间、地点等，每缺一项扣10分，扣完30分为止。 ⑵要素完备项满分30分。会议纪要的标题、会议概述、主要结论意见等，每缺一项扣10分，扣完30分为止。 ⑶观点明确项满分40分。与会议记录混同，没有观点扣40分；主要观点模糊扣30分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：全班分组演练，学生比照评价标准，相互评分。 6.时间安排：1学时。 尚辅网 实训3：进行会议总结 由于公司产品滞销，销售业绩大幅度滑坡，公司决定12月13日－15日在南京钟山宾馆召开客户联谊会，听取客户对公司产品的意见和建议，确定次年产品订购情况。会中很多客户提了很多有建设性的意见和建议，对于公司日后发展以后很大帮助。 1.任务：王副总经理要求办公室将会议进行总结，并将总结发至公司各部门学习。 2.要求：⑴总结全面。 ⑵总结及时。 ⑶成果推介。 尚辅网 3.评价标准：⑴总结全面项满分30分。会议是否取得预期成果、会议接待、会议服务等，每缺少一项扣10分，扣完30分为止。 ⑵总结及时项满分30分。会议结束后不总结扣30分；会议结束后超过一周才进行总结口20分。 ⑶成果推介项满分40分。没有形成任何成果扣40分；没有形成业务成果扣30分；没有形成会议经验扣20分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：全班分组演练，学生比照评价标准，相互评分。 6.时间安排：1学时。 尚辅网 五、参考案例 大型会议档案的收集 天地公司档案室关主任平常注重会议档案的收集，为了锻炼新人，在公司年度销售员工作会议上，关主任指派小李秘书负责会议档案的收集。 小李干事情风风火火，每半天就向各会务工作组索讨会议文件，各会务组均比较抵触。 关主任教育小李秘书，大型会议档案，首先要在大型活动开始前，将档案收集的情况纳入到对各工作组的绩效考核，并由公司董事长亲自动员；各工作组指定档案管理联络员，具体负责各工作组档案的平常收集；制定各工作组档案收集工作的质量标准。 大型活动各工作组如果没有安