客户退货投诉受理函.doc

范县天灌米业有限公司致万村千乡系统 发货、包装、退换货守则与流程说明 尊敬的各会长、副会长、会员企业： 为了规范客户发货、退货、换货管理流程，为完善售后的服务系统，确保每批退货、换货产品均能得到及时、妥善的处置。公司拟定操作流程如下： 一、发货相关说明： 1、加快循环速度 大米作为快消品和不易保存食品，万村千乡客户应根据自己的消化能力，来进行发货（暂定大米循环周期及发货周期以一周为单位）。以防止因销售周期过长而导致大米发霉或变质，是双方蒙受不必要的经济损失。 2、运费差价补偿 为了保证客户的利益不受影响，在淡季时应采用小批量物流配送方式，保证大米的不断货。万村千乡客户因需要小批量订单时，可用运费补偿的方式来进行订货，例如，运费各承担50%。以便加快货物的循环速度，减少大米发霉变质给双方带来的不必要麻烦。 二、包装相关说明： 1、根据万村千乡客户的实际情况，我公司将对系统内的包装进行重新分类和设计，具体如下： 品 名 规格 材质 包装类型 备注 “好味稻”系列米 25kg 编织袋 简包 单面覆膜 “好味稻”系列米 10kg 编织袋 简包 单面覆膜 “好味稻”系列米 5kg 编织袋 精包装 双面覆膜 “好味稻”真空米 5kg 塑料袋 精包装 真空包装 “好味稻”真空米 2.5kg 塑料袋 精包装 真空包装 备注：真空袋大米加纸质外包装箱，以便于大米的运输储存和保证品质。 3、退换货之前原则上要对有质量问题的货物进行实际情况考察。 夏天产品保质期实际为2个月。（客户要考虑尽量在2个月 内将其消化掉，从发货之日起，两个月不能消化的，我公司不予退换。） 冬天 产品保质期实际为3个月。（客户要考虑尽量在3个月 内将其消化掉，从发货之日起，三个月不能消化的，我公司不予退换。） 退换货的货款在5000元以下的，根据具体情况，区域经理可不到现场进行实际情况勘察。 退换货的货款在5000元至20000元之间，原则上公司必须派专门人员进行实地考察情况。 退换货的货款在20000元以上的，原则上厂区和营销公司必须同时派人到市场上进行考察。 4、所有退换货以投诉受理涵形式上报，投诉受理涵详见5页。 客户投诉后，由天灌米业郑州营销公司销售内勤做处理上报，客户投诉起5日内做处理回复。 （2）投诉受理涵审批通过后，公司保证15日内完成退换货服务事项。 附则： 1、大米储藏小常识： 适时通风，防潮隔热。无论是超市、菜场还是家庭，在夏天对大米的保存都应该注意防潮、隔热，尽可能存放在阴凉、干燥、易通风的地方。具体需注意三个方面： 1.1注意防潮，不宜混存。因为大米吸湿性较强，所以应注意防潮，不宜混存。例如，大米不宜靠墙着地，通常要放在垫板上，防止受潮;大米不宜与鱼、肉、蔬菜等水分高的食品同时储存，否则大米吸水，容易霉变或生虫。 1.2注意隔热，远离热源。在高温环境下，大米容易发热霉变，因此应注意隔热，远离热源。例如，大米不宜存放在厨房内，因厨房温度高、湿度大，对大米质量影响很大;大米不宜放在炉灶旁，因离热源太近，大米会发热从而引起质量变化。 1.3注意阴干，切忌曝晒。如果大米受潮，应放在阴凉通风处摊开晾干吹透，切忌曝晒。因为曝晒会使水分迅速散失，一些颗粒会碎掉，导致食用品质大打折扣，若再放回潮湿环境更容易受潮、霉变、生虫。 望各合作单位理解和支持! 范县天灌米业有限公司 2012年4月29日 客户退货投诉受理函 编号： 投诉人姓名 投诉方式 来电 来人 来函 联系方式 投诉日期 年 月 日 投诉内容 品名 规 格 批号 数 量 投诉意见： 受理人 签字： 年 月 日 范县天灌米业有限公司 1