第四届世界中医药教育大会接待方案精品资料.pdf

第四届世界中医药教育大会接待方案 （初稿） 第一部分 会议前工作安排方案 一、嘉宾 1. 嘉宾邀请 们会在会议开始前 10 天联系宣传部制作邀请函，在活动开始前一周送至 校、院相关领导处，同时送至我校其他院系学生工作负责人处。外校嘉 宾发送电子版邀请函。 2. 嘉宾日程安排确认 相关工作人员在会议举办前一天与对方相关负责人确认嘉宾在当天 具体什么时间会到，以便我们安排礼仪到时引领嘉宾。 二、住宿安排 1.酒店地点：华工大学城中心酒店（广东省广州市番禺区大学城东二 路 510006） 2.费用：标准单人房 ￥368/day 标准双人房 368/day ￥ 3.预算到场人数：组织委员会： 32 人 学术委员会： 43 人 （共75 人） 4.计算实践签到的人数，这一数字对比精确，是最终落实房间和床位 的依据。住宿人数应当含需求住宿的记者、 与会者的随行人员以及会 务工作人员； 5.预定若干会客厅，预定巨细适中的会议室； 6.与会者签到时分发房间钥匙并由效劳人员引导进入房间。 7. 了解嘉宾们的饮食习惯，安排餐饮的时候多加注意； 8.根据回执上的信息意愿，订房人的姓名，抵达日期，安排房间。安 排双人房间时注意嘉宾的身份级别。 三、接送工作 1.事前准备： （1）根据回执，将与会嘉宾根据到达地点以及到达时间进行分类， 确认需要接送的嘉宾人数； （2 ） 事 前 联 系 广 东 省 中 旅 汽 车 股 份 有 限 公 司 （联 系 方 式 ： ，根据回执统计各站到达人数，租赁相应数量、规格 的大巴，租期为 11 月 19~22 日； （3）组建接待队伍，分为指挥人员、确认航班、车次人员与到场接 送人员； 2.接送工作： （1）确认航班、车次人员要事先进行航班车次确认，并做好跟航、 跟车工作，并反馈给到场接送人员； （2）到场接送人员根据所得反馈，在航班与车次到达前 1 小时到场 接机 .接车，并将到达嘉宾接至休息室休息； （3）安排车次，分别在 12:00、17:00、23:00 三个时间段将到达嘉宾 接至华工大酒店（如有晚点、或是航班车次不在接送时间段内，再另 行安排私家车接送）； （4 ）指挥人员要做好到达嘉宾记录工作，并逐一清点人数，如有未 到达的嘉宾要进行确认，并做好应变； （5）待嘉宾到达华工大酒店后，做好房间分配，并进行相关食宿安 排； 在 18:30 集合在华工大酒店入住的嘉宾，并用车接至报 11月 20 日 到处报到； 于早上 8:30 集合嘉宾，并用车接至会场； 11月 21 日 于会议结束后用车接嘉宾返回酒店； 于早上 8:30 集合嘉宾，并用车接至集合地点，并随车载 去考察地点； 11月 22 日 于下午将嘉宾送至车站或机场， 接待人员随同到场送行； 四、会场布置 1.会场布置要求 （1）物品：大厅电子屏幕、指示牌、会议条幅电脑、投影仪、幕布、 矿泉水、水果、湿巾、烟灰缸、抽纸、签到簿； （2）氛围营造：注意灯光颜色对会场的影响； （3）其它要求：会议室要干净整洁。 2.会场布置 （1）设计会场座位格局：会场总体座位格局的类型和主席台座位格 局； （2）排列座位与划分座区：按照嘉宾和参加会议的人员进行座位的 安排； （3）会场装饰：会标、会徽；花饰、灯光；会场整体色彩与色调； （4 ）会场指示标志：桌签、指示牌、座次图。 五、购置物品 1.专车，校园专车，校园指示牌及志愿者 2. 装饰会议室盆栽鲜花等 3. 玻璃杯饮茶、饮水机及 5-8 箱纯净水 4