word邮件合并在学校批量打印中的应用.doc

word邮件合并在中小学教务批量打印中的应用 高萍 青海省互助县第五中学 810500 【内容提要】本文用Word中的邮件合并功能解决了Excel表中数据填写到Word模板中的问题，实现了相同格式、不同内容的文档批量打印。适用于中、小学教务处办公。所涉及的主要操作只是设计模板、准备数据源和邮件合并。 【关键词】Word Excel 模板 数据源 邮件合并 中、小学教务处所干的工作都大同小异那，期中考试完了，要给每个班同学发奖状，一张一张地打印奖状；还有些学校，放假时候给学生发放成绩通知单，一张一张姓名和成绩不同，其它都相同；再比如，各种考试连连，要安排考场，完了还得准考证呢。一张一张，格式相同，姓名和其它内容都不同，量重复打印工作是不是你工作中一个头疼的事情？这时候，我们，难道还要让这些重复工作浪费宝贵的时间吗？或许高手中的高手们早已经解决这个问题了，多数都还是老老实实地今天，我就工作中的亮点！ ?一、word中制作准考证模板页面设置：A4”，保存格式:准考证dot”，样式知道在哪里填写内容吧。不多费话了！当然为了少走弯路，你要把这些内容设计到A4页面上，还要刚刚的样子。外用一个第三方软件Fineprint可以在一张纸上排4版或8版有。?????? 二、Excel中准备数据源 ?????? 数据库就是各学校上报的考生名单，都有姓名、性别、毕业学校等的，留给的还有给每个人按单号、双号的样子给他们编好准考证号。如下： 其中考点、座位、考场、序号、准考证号都是我自己编定，并且为了方便填写，专门加进去的。注意，此过程中数据表中不能有其它用不到的数据存在，以免被计算机认为另一条记录。每一行内容就被作是一个记录。 ?????? 三、Word中使用邮件合并 ??????前两步是我们经常用到的很简单。1、点击邮件合并------，右侧弹出“邮件合并向导”窗口。 2、邮件合并向导下一步：正在启动文档一直到下一步：撰写信函3、窗口中找到刚刚的Excel电子表格4、此界面中电子表格中你用到的那个工作表（如图中的总表）确定。5、全部的记录都在这些界面中，如有记录用不到，去掉记录前面的对勾就可以了。全部使用就点确定 进入下一界面回到word界面中这就算是把Excel数据库和word文档进行合并了，6、回到Word模板文档中，开始填写内容，如准考证号。将光标移到要填写的位置7、此界面右边点其他项目会出现下面界面-- 8、?选准考证号，这一步是在Excel数据中选择要在模板中填写的数据源是哪一字段的。那么下面就一一对应多次，把姓名、性别、考点、考场、座位都填写进去。每个空里填写完后效果是下面这样的，用《》把字段给括住的。?9、查看填写效果。注意此时word工具栏下面已经有?邮件合并工具栏了。每一个记录都在显示，当前是第一条记录，点下一条、上一条，下面准考证的内容相应就会变化。到此，算是邮件合并完成了。下一步：完成合并、打印。就可以按自己需要打印你想到的记录的相应准考证了。? 四、借助第三方软件，完成一纸多版的打印 以上完成的准考证是一张纸打印一张准考证，当然这不是我们最完美的结果。我们要节省纸张还要高效！所以要用到第三方软件。?Fineprint是一打印机辅助软件。安装计算机上，主要就是为了完成一纸多版的打印。具体下载和安装过程就不讲了，安装完后，我们再按以上过程打印多个记录。点确定，在打印界面再点确定开始打印的时候就会出现正在打印到Fineprint的窗口。接着就启动了Fineprint的界面。界面中就可以定义，一纸打印2版、4版、8版。定义完后就开始打印。找到左上方的打印按钮按下去，大功就告成了一张一张，第1号到913号的所有学生的准考证就会在一两节课内完成了。当然打印机发热，不然一连几十分钟就完全搞定了。 五、小结 学习过程虽然复杂了些，但以后的工作绝对一劳永逸的工作都可以用办法。 1、成绩通知单。 2、每学期两次大型考试年级前几十名学生的奖状、各年级成绩第一名的班级奖状。 3、每学期末奖状：先进工作者、优秀班主任、优秀讲课老师。 4、每一年一次的学校运动会班级集体奖状。 5、组织小学毕业考试的学校制作准考证。等等打印这么多的准考证，准考证制作打印软件。原理和过程都是差不多的，只不过一次性软件，而，此番研究却可以通用到准考证