设备设施档案管理制度.docx

第一章总则

第一条为加强公司设备设施档案管理，确保设备设施档案的完整、准确、系统，提高设备设施管理水平和使用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有设备设施档案的管理工作，包括设备设施购置、安装、使用、维护、改造、报废等全过程。

第三条设备设施档案管理应遵循以下原则：

（一）依法合规原则：严格按照国家有关法律法规和公司规章制度执行；

（二）统一管理原则：实行集中管理，确保档案的完整性和系统性；

（三）安全保密原则：加强档案的安全防护，确保档案信息安全；

（四）利用效益原则：充分发挥档案的利用价值，提高设备设施管理效益。

第二章档案分类与归档

第四条设备设施档案分为以下类别：

（一）设备设施购置档案；

（二）设备设施安装档案；

（三）设备设施使用档案；

（四）设备设施维护档案；

（五）设备设施改造档案；

（六）设备设施报废档案。

第五条设备设施档案归档范围包括：

（一）设备设施购置合同、发票、质量检验报告等；

（二）设备设施安装图纸、施工记录、验收报告等；

（三）设备设施使用说明书、操作规程、维护保养手册等；

（四）设备设施维修、保养、检验记录；

（五）设备设施改造方案、施工记录、验收报告等；

（六）设备设施报废证明、处理记录等。

第六条设备设施档案归档程序：

（一）档案形成单位在设备设施购置、安装、使用、维护、改造、报废等环节，及时收集、整理相关档案材料；

（二）档案形成单位将档案材料报送档案管理部门；

（三）档案管理部门对档案材料进行审核、整理、立卷、归档。

第三章档案保管与利用

第七条设备设施档案保管应遵循以下要求：

（一）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防高温等条件；

（二）档案管理人员应定期检查档案保管状况，确保档案安全；

（三）档案管理人员应严格执行档案借阅制度，确保档案信息安全。

第八条设备设施档案利用应遵循以下要求：

（一）档案利用者应凭有效证件向档案管理部门申请；

（二）档案管理部门应根据档案利用者的需求，提供档案查阅、复制等服务；

（三）档案利用者应遵守档案保密规定，不得泄露档案信息。

第四章责任与奖惩

第九条档案管理人员应认真履行职责，确保档案的完整、准确、系统，对违反档案管理规定的行为，应予以通报批评、责令改正；情节严重的，依法给予处分。

第十条对在设备设施档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，给予表彰和奖励。

第五章附则

第十一条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十二条本制度自发布之日起施行。