OA協同办公平台使用管理办法.doc
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欧亚学院
协同办公平台（OA）使用管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强学院协同办公平台系统（以下简称OA系统）管理（地址：），保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定，结合学院OA系统工作实际，特制定本办法。
第二条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。自2013年1月1日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。
运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行：协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、领导审批。如有违反，将严格按照有关规定进行处罚。
第三条 本办法适用于使用单位为学院所有部门、分院。
第二章 管理机构
第四条 学院信息部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作；院长办公室负责电子印章和领导签名管理的监察工作。
第五条 学院信息部负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责:
（一）根据学院的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续；
（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；
（三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；
（四）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；
（五）做好其他相关工作。
第三章 使用单位
??第六条 使用单位为学院所有部门、分院。并通过OA系统用户名和密码登陆。
第七条 学院各单位应指定文档管理员一名，负责对本单位文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。
第八条 使用单位必须明确一名领导分管系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是：
（一）负责本单位OA系统的日常管理；
（二）指导和监督该系统在本单位的运行；
（三）负责本系统运行与信息部的衔接工作。
?? ??第九条 使用单位需变更系统中相关流程的，应向信息部提交流程变更申请。
第四章 使用人员
???? 第十条 从事本系统运行、维护、管理的工作人员，应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，尽职尽责，保证工作质量。
???? 第十一条 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。
?? ??第十二条 系统使用人员的账号密码必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员若密码丢失，应向本单位分级系统管理员提出申请，恢复初始密码。如果本单位没有分级系统管理员，可以直接找信息部系统管理员进行修改。
第十三条 未经本单位负责人同意，非相关人员不得使用系统管理员的用户名和密码登录系统。
第十四条 为保证各类电子文件的及时收发，学院领导、学院领导、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。
第十五条 使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作。
第五章 电子公文的发送与接受
???? 第十六条 在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。
???? 第十七条 公文带有不方便进行电子化处理的附件（如物品等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。
???? 第十八条 电子公文的制发由电子公文制作、盖章、发送三个环节组成，由一个或多个工作人员完成。
???? 第十九条 发送电子公文时，应选择公文的主送、抄送机关，并设置允许收文机关打印的权限。
???? 第二十条 系统完成发送公文操作的时间为电子公文的发送时间。
???? 第二十一条 使用单位应按时接收电子公文。
???? 第二十二条 接收电子公文时，应认真核对，确认无误后方可进行打印或进入本学院内部系统公文流转，并按常规收文进行登记，否则应予以退回。
???? 第二十三条 打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。
???? 第二十四条 首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。
??? ?第二十五条 电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能接受的，应及时向信息部反馈。
第六章 设备维修流程要求规范
???? 第二十六条 在申请设
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