员工出差管理制度.docx
第PAGE1页/共NUMPAGES8页
员工出差管理制度
第一条:编制目的
为规范公司员工出差管理工作,合理控制出差费用支出,提高出差工作效率,特制定本制度。
第二条:适用范围
本制度适用于公司、各分公司全体员工因工作需要,前往常住工作地城市以外的地区开展业务活动,且在外停留时间超过12小时(含)的工作安排。
第三条:出差申请与审批
一、出差申请
1、员工出差前需填写《出差申请单》,详细注明出差时间、目的地、出差事由、预计行程安排、交通方式选择、同行人员等信息。
2、若出差涉及参加会议、培训等活动,需附上相关邀请函或通知作为附件。
3、对于计划性出差,员工应至少提前3个工作日提交申请。对于紧急出差,应在出差前尽快提交申请,并说明紧急原因。
二、审批流程
1、员工提交的《出差申请单》首先由其直属上级进行初审,直属上级需对出差事由的必要性、行程安排的合理性以及预算的准确性进行审核。若同意,签署意见后提交至部门负责人。
2、部门负责人对本部门员工的出差申请进行复核,从部门工作整体安排和资源分配角度进行考量。若涉及跨部门协作出差,部门负责人需与相关部门沟通协调后再进行审批。审批通过后提交至人力资源部门。
3、人力资源部门重点审核出差员工的考勤、假期使用情况以及是否符合公司出差政策规定。如无异议,提交至财务部门。
4、财务部门对出差费用预算进行详细审核,包括交通、住宿、餐饮等各项费用预算是否合理,是否符合公司规定的标准。审核无误后,提交至公司分管领导进行最终审批。
5、公司分管领导根据公司整体运营情况和战略目标,对出差申请进行全面审批。审批通过后,《出差申请单》返回至员工本人、直属上级、人力资源部门、财务部门各留存一份。
第四条:交通安排
一、交通工具选择
1、高级管理人员(如总经理、副总经理等):可根据实际情况选择飞机商务舱、高铁一等座及以上席次、动车一等座、轮船一等舱等交通工具。
2、中层管理人员(如部门经理、副经理等):一般选择飞机经济舱、高铁二等座、动车二等座、轮船二等舱等交通工具。如遇特殊情况需乘坐更高等级交通工具,需提前在出差申请中说明原因并经分管领导批准。
3、普通员工:原则上选择火车硬座、硬卧、高铁二等座、动车二等座、长途汽车、轮船三等舱及以下席次等交通工具。如因行程时间过长(超过8小时)或工作任务紧急,可申请乘坐飞机经济舱,但需在出差申请中详细说明理由并经直属上级和部门负责人审批。
4、对于市内交通,员工应优先选择公共交通工具(如地铁、公交车、出租车等)。在没有公共交通或多人同行更经济的情况下,可申请使用公司车辆或租用商务车。
二、交通费用报销
1、员工出差期间的交通费用按照实际发生金额凭正规票据报销。票据应清晰显示出发地、目的地、乘坐时间、金额等信息。
2、若因航班晚点、取消等不可抗力因素导致额外交通费用支出,员工需提供相关证明材料(如航空公司或车站出具的证明),经审批后可予以报销。
3、员工在出差地租赁车辆的,需提前在出差申请中注明租赁原因、租赁时间、租赁车型及费用预算,并在报销时提供租赁合同、租车发票及行驶里程记录等相关凭证。
第五条:住宿安排
一、住宿标准
1、一线城市(如北京、上海、广州、深圳)
(1)高级管理人员:住宿费标准为650元/晚/人。
(2)中层管理人员:住宿费标准为550元/晚/人。
(3)普通员工:住宿费标准为450元/晚/人。
2、二线城市(如省会城市及其他经济较发达城市)
(1)高级管理人员:住宿费标准为550元/晚/人。
(2)中层管理人员:住宿费标准为450元/晚/人。
(3)普通员工:住宿费标准为350元/晚/人。
3、三线及以下城市
(1)高级管理人员:住宿费标准为450元/晚/人。
(2)中层管理人员:住宿费标准为350元/晚/人。
(3)普通员工:住宿费标准为250元/晚/人。
(4)若多人一同出差且性别相同,原则上应安排同性合住,住宿标准按照实际入住人数分摊计算,但不得超过单人住宿标准的总和。
二、住宿费用报销
1、员工需选择符合公司住宿标准的酒店或住宿场所。报销时需提供正规的住宿发票,发票应注明住宿日期、住宿人员姓名、酒店名称、金额等信息。若发票无法体现住宿人员姓名,需额外提供酒店出具的住宿明细清单。
2、实际住宿费用超过标准的部分,原则上由员工自行承担。如因特殊情况(如展会期间房源紧张等)导致住宿费超出标准,员工需在出差申请中提前说明情况并经分管领导批准,超出部分经审批后可按一定比例报销(具体比例由公司根据实际情况确定)。
3、若员工选择住宿在亲友家中,无住宿费用产生,则按照住宿标准的50%给予住宿补贴,补贴无需提供发票。
第六条:餐饮及其他补贴
一、餐饮补贴
1、员工出差期间按照实际出差天数给予餐饮补贴,标准为:
(1)一线城市:150元/天/人。
(2)二线城市:10