报告撰写与简报技巧.ppt

報告撰寫與簡報技巧 報告撰寫要領 報告撰寫要領(1/2) 內容以精簡為要(除非有「份量」之考慮) 目錄及圖表即應提供內行之讀者一個全盤概念 資料之收集應由大處著眼、小處著手─避免有誤導之方向或過度之破綻 篇幅過大的報告(本文50頁以上)，應提供摘要 報告撰寫要領(2/2) 部份主題的過多陳述，宜考慮列至附錄 引用圖表應註明出處(並注意更新) 專業報告均應有「參考資料」之章節，並於文章中註明 注意週邊事務─封頁之標示、頁碼編輯、校稿、建檔、版本之釐清 專業簡報技巧 報告大綱 簡報之要件 簡報基本原則 對象及目的之考量 器材與場所 個人風格與技巧 內容之準備原則 示範案例 結論 簡報之要件 「簡報」之特質 簡報，是一種帶有技巧性的藝術工作 「法無定法」─受人、事、時、地、物的不定性影響；需有個人體會與風格 「追求必勝」難；「免於必敗條件」較容易 對「簡報技巧」的訴求 (短線)成功的一次簡報─ 【準備】x【基本功力】 (長線)良好的簡報功力─ 【掌握不易出錯的原則】+【 持續進步】 如何使簡報功力能持續進步 【勤學常練】 對簡報待之以「誠」─每次簡報，都當做一件大事 胡適 立即檢討，並將缺失放在心上─每次簡報後，均問自已「如何？」 對個人技巧及風格的缺憾「修補」 簡報基本原則 簡報的類別 簡報者，簡單報告也 10 min以下：介紹─只能傳達一、兩個訴求與理念；戒之在「貪多」 20-30 min：簡報─ 先問「訴求什麼？」，掌握聽眾水準，才能「深入淺出」 40 min以上：教育─不怕多，怕水準不夠；不怕填鴨，怕缺乏互動 簡報應邏輯流暢 要以聽眾的立場準備、報告─其背景為何？為什麼有興趣？ 隨時掌握“where I am ?”─ 「你講到那裡了？」、「你在說什麼？」，是聽眾永遠的可能疑惑，也是簡報人的最大災禍 簡報─內容需精簡 圖表優於文字 儘量在每頁50字以下 每次只強調一個訴求，每頁均有企圖表達的「中心思想」 注意：你所知道的，與你所應該表達的，是有差異的─科技人的簡報最常犯的錯誤 對象及目的之考量 簡報之對象及目的 以「說服」為目的之簡報 以競標為例 對聽眾之「尊重」為第一要務 注意「基本要求」(例如RFP)─需四平八穩地滿足其要求 有競爭對手時，「WHY ME」是主軸─多強調自己的優點，特別是對手的弱點 簡報人的「自信」是關鍵 以「彰顯」為目的之簡報 沒有深度，則「不足以服遠人」 只要報告的邏輯流暢，資料不妨多─可以有「自行參閱」的資料 「審查會」時，著重的是「根據」與「成果的證明」─可以略為吹噓，千萬不要過頭 文質彬彬、四平八穩 以「教育」為目的之簡報 可以適度地超越聽眾程度(只要不會使其「一頭霧水」就好) 儘量有幾件使聽眾「驚嘆」的訴求 故事與實例，是穿插煩悶與冗長內容的「興奮劑」與「接著劑」 器材與場所 簡報之medium 單槍投影機 投影片 幻燈片 白板 海報 無 簡報之輔助材料 書面資料─代表尊重，但也是「分心」的機會 樣品提供─需有「真棒」、「原來如此」的效果，否則… pointer─是用來聚焦的工具，宜善用之 簡報之場地 15人以下─絕對的互動 15-30人─技巧最佳的「制式」場合 30-100人─要隨時「拉回」聽眾的注意力 100人以上─勇往直前的個人秀 個人風格與技巧 個人因素 儀容－正式得體 姿勢－手足有措 語調－自然清晰 情緒－適度緊張 吸引注意力之方法 特殊效果之運用 適當之停頓 故事/笑話之穿插 提出問題 問題之答覆 對聽眾要打從心裡的尊重 簡明扼要─愈沒有信心，愈容易瞎掰 辯解的議題，多用「YES─ BUT─ AND」 個人魅力之展現 eye contact 適度之幽默 手勢 走動 內容之準備原則 簡報準備之構思架構 簡報內容順暢的基礎 內容查核重點項目 示範案例 1. 邏輯之流暢 自始至終，有如行雲流水─聽眾始終如同「坐在船上觀光」 開始，應有明確的綜合介紹 要有逐漸收歛的結語(除非為了營造效果，不可突然而止) 環安領域之deconstruction DFESH─未來中心與顧客的界面 全球環保化市場趨勢 2. 重點之標示 每張投影片均應有「焦點」 善用色彩的標示，但不可流於「花俏」 多層次的展現，是「單槍」的利基 工業用水節約管理實施計畫規劃 ─工作方法與流程 ISO 9000 提昇至ISO 14001 之技術工作 3. 圖表之使用 圖表文字 圖、表均儘量使其「tells the story by itself」 既用圖表，意在精簡；切忌貪多 OECD國家1985-1995之相關指標 預期效益 4. 介面之精簡 字數不可過多，字不可太小(如有多的內容，可列為「參考」) 不要「照本宣科」─投影片是溝通與提示的橋樑，應善用之 二、環境監測系統管理及作業 環