会议全套流程标准化执行.docx

一、会议前准备工作? 1、会前所需准备的文件：会议通知、会务手册、主持词、参会人员表、会议议程、桌签、座次表、餐券、会议背景PPT、会务资料领取表、会议资料、签到处。 2、会前准备工作流程? 2.1、会议的计划：? （1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。? （2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。? （3）决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。? 2.2、?确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。? （1）议程表。? 将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。?? （2）日程表与作息时间表。?? 会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。?? 2.3、?会议成本预算。? 会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费。? 2.4、?准备会议资料。? （1）开幕词、工作报告、发言稿等? （2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。? 2.5、?发送会议通知 会议通知：采用口头、电话、书面通知等方式通知。会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加电话征询、确定的双重方式。? 2.6、?会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：? ?会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，大小应与人数相适应。按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。 ?(2)?主席台席位。? 第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低．前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。 ?(3)会场设施。? 会场的所有设施必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、LED显示屏、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。? 2.7、?其他准备? ????会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会议计划中如安排提问等活动，必须提前做好准备。?? 二、会议期间工作? 1、会议期间需准备的文件：签到表、会务发放表。? 2、会议期间的工作流程? 2.1、?做好外地员工接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。? 2.2、?会场桌椅摆设确认：灯光、音响、麦克风、银幕、讲台一一检视无误。检查会议所需资料是否完备。? 2.3、?会议现场：专人负责参会人员的引领，签到。? 2.4、专人负责会场的协调事务工作（包括银幕的准备、饮水的准备、以及会场温度控制等）。? 2.5、?确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会人员的人、财、物等安全工作。? 2.6、?协调会议期间的交通工具的安排。? 三、会议后续工作? 1、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明。? 2、会议后的工作流程? 2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。 ?2.2、会议的总结、评估、意见反馈及处理工作。? 2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿的总结。 2.4、?会议费用的结算工作。?????? 四、人员职责? 1、会务负责人??????????????? 1)?联络协调? —负责与所有领导及各部门负责人的沟通，制定会议计划书及工作进度表，确保会议顺利完成；? —负责与参会人员之间的联络，确认人员名单及行程安排；? —协调会务工作人员的活动。 ?2)?制定会议方案并实施? —负责拟定和调整会议方案，会议组织程序，并上报相关领导审核； ?—负责协调各职能组分工，并确认工作安排和进程。? 3)?会场及住宿安排? —负责会议酒店（场地）接洽、预订及协议签订；? —负责会议期间与会人员的食宿等问题的安排。? ?—会场布置的审核。? 5)?制定可行性预算? 6)?同会议发言人及各位贵宾联系?? 2、?会务助理??????????? 1)?各类文本的起草、修改，资料的编排、制作? —根据会议的要求，负责会议通知书的设计、制作； ?—负责会场背景效果图的设计与制作；? 2)?负责与与会代表联络事宜? —负责会议通知的传达；? —负责会务资料的收集、确认；? —如会议信息有变，负责与与会代表联系，及时告知。? 4)?负责会场的管理工作? —负责会场及仪器设备的管理； ?—提前做好仪器设备的调试工作