第十三章 word文档目录编辑方法.doc

Word文档编辑怎么样才能让看文档的人对文档内容一幕了然呢？怎么才能在最快的时间内找到你将要看的页面呢？ 给Word文档添加一个目录吧，步骤如下：1、设置多级标题??????我们需要将文档中标题分别设置成标题1、标题2、标题3等等。标题1就是一级标题，标题2就是二级标题，依次类推。这些标题就是显示在目录中的内容，所以要认真设置哦！ 2、确定目录的插入位置??????目录一般都放在第一页（即文档的最前面），当然你也可以任意选择文档插入的位置。只要将光标移动到你所要插入目录的位置就好了。 3、插入目录（1）选择菜单栏中的插入→引用→索引和目录→目录；（2）设置显示级别：默认的是3，如果之前最多只设置三级标题的话，这里就不要改，如果设置了四级表题的话，就将显示级别设为4；（3）选择是否使用超链接而不使用页码：打钩的话，Ctrl+单击目录中的内容，将会跳到相应的页面，即开启了链接功能。下面我们来举个例子： 1?中国??? 1.1?福建??? 1.1.1?福州??? 1.1.1.1?大学城2?美国??? 2.2?纽约国家 ←→一级标题；省份 ←→二级标题；市 ←→三级标题；县←→四级标题 生成的目录如下： 另外，对更改后的内容页码有变化的部分，利用word工具栏中的视图--文档结构图--更改目录-----选更新整个目录，可以达到对更改内容和页码的自动设置。 在日常的工作和学习中，有时会遇到长文档的编辑，由于长文档内容多，目录结构复杂，如果不使用正确的方法，整篇文档的编辑可能会事倍功半，最终效果也不尽如人意。下面就以论文撰写为例说明如何利用Word 2003的功能，提供一些长文档编辑常用的方法和技巧，包括论文格式的设置、公式的使用、目录的生成、页眉页脚的高级设置、快速定位文档、特殊符号的插入等供用户参考。 2.5.1?知识点 论文撰写使用的主要知识点包括： ·样式和格式； ·文档结构图； ·索引和目录命令； ·自动套用格式； ·公式编辑器的使用； ·页眉页脚的高级使用等。 2.5.2设计步骤 ????每一份论文都有一定的格式要求，一般是章、节、目三级标题，下面以章标题样式设置为例，进行论文格式的设置。 1．章标题样式设置 (1)选择【格式】|【样式和格式】命令，打开“样式和格式”任务窗格(如图2—74所示)。 图2—74“样式和格式”任务窗格 (2)在“样式和格式”任务窗格中单击【新样式】按钮，弹出“新建样式”对话框(如图2．75所示)。在“属性”选项区域中的“名称”文本框中输入“一级章标题”的名称。在“样式类型”下拉列表中选择“段落”，在“样式基于”选择“标题1”。 ??? (3)单击【格式】按钮，在弹出的菜单中选择【字体】命令，打开“字体”对话框，在“字体”对话框中将文章标题字体设置为“黑体”、“加粗”、“二号”，单击【确定】按钮，返回到“新建样式”对话框中。 ??? (4)单击【格式】按钮，在弹出的菜单中选择【段落】命令，打开“段落”对话框进行间距和对齐方式的设置。在“缩进和间距”选项卡中的“间距”选项中设置“段前”和“段后”均为“20磅”，“行距”为最小值“20磅”。这样设置的目的是避免文档正文中由于标题的加入出现缺行现象。在“常规’’中“大纲级别”设为“1级”，“对齐方式”设为“居中对齐”。其他为默认值。 图2—75“新建样式”对话框 (5)设置完“缩进和间距”切换到“换行和分页”选项卡，选中“孤行控制”和“段前分页”复选框。因为选择“孤行控制”可以防止在页眉顶端打印段落末行或者在页面底端打印段落的首行；选择“段前分页”是因为每一章内容与上一章内容不在同一页面中。应用文章标题样式后，Word会自动在文章标题前加上一个分页符。 ??? (6)创建样式的快捷方式。右击任务窗格中新建的样式，选择【修改样式】命令，单击【格式】按钮，在弹出菜单中选择【快捷键】命令，打开“自定义键盘”对话框(如图2—76所示)。在“请按新快捷键”文本框中输入“Alt+C”，单击【指定】按钮，单击【关闭】按钮，关闭对话框，返回“新建样式”对话框。 图2—76指定快捷键 (7)在“新建样式”对话框中单击【确定】按钮，完成建立新样式。 ????其他各级标题样式内容不同，但设置步骤基本相同。 2．使用自动套用格式 (1)执行【格式】|【自动套用格式】命令，打开“自动套用格式”对话框(如图2—77所示)。 图2—77“自动套用格式”对话框 ??? (2)单击【选项】按钮，打开“自动套用格式”对话框，进行设置工作，其中“自动更正”选项卡、“自动套用格式”选项卡以及“自动图文集”选项卡正确设置后，在录入文字的同时，快速应用标题、项目符号、边框和数字等格式。 3．公式编辑器的使用 (1)光标定位在插入公式的位置，选择【插人】I【对象】命令，在默认“