現金及有價證券之管理與稽核規章.doc

現金及有價證券管理辦法 總則 本辦法依私立學校建立會計制度實施辦法第十六條制定之。 本校現金及銀行存款之管理，除法令規定外，悉依本辦法辦理。 本辦法所稱之現金，謂庫存現金、零用金、銀行支票存款、銀行活期存款及到期票據。 現金、有價證券經會計人員登錄後，由出納人員收付、保管。 所有本校在金融機構帳戶留存之印鑑以校長、主辦會計及主辦出納人員印鑑為憑，不得有例外情形。 零用金管理 第六條 本校出納人員，依實際需要得簽會主辦會計人員，申請設置定額零用金，並經校長核定其額度。至零用金初始設置之額度以二個星期為原則，並可視需求大小，機動調整之。 第七條 凡金額在貳千元以下之零星現金支出者，得依零用金作業請款，餘皆依一般請款及付款作業辦理。不適用零用金支出項目為，資本門、政府補助款、配合款及其他任何有可能使會計作業發生窒礙難行等支出。 第八條 各單位人員向零用金經管人請款時，應檢具合法憑證黏貼於「支出憑證黏存單」，經單位主管、業務主管核准後，簽會會計單位同意以零用金支付後再送出納組領款。 第九條 零用金額度若有所不足，應撥補額度視實際需要循第六條規定之程序，敘明理由後增加額度調整之。 第十條 零用金額度當發放超過三分之二後，得進行撥補之手續。 第十一條 零用金即將用罄時，出納根據「零用金支付清單」連同相關支出憑證送交會計室覆核，陳校長核准後補足原額。 第十二條 會計人員應每年至少二次不定期至出納組，進行學校所有零用金餘額之盤點，作成正式記錄向校長報告無誤後存檔。 現金收支管理 收入程序 第十三條 本校學雜費，應委託金融機構指定帳戶代收。其餘各項收入由出納組執行收款，除收回支出或借支外，均應開立「收款收據」，並盡速存入金融機構。 第十四條 空白收款收據，應裝訂成冊並預先統一連續編號，由會計室保管，於收款單位領用時，將領用及使用情形記錄於領用各項空白收據登記冊。遇有作廢收據也需併同原冊繳回。 第十五條 收入現金、票據等須當面點清。 第十六條 收入有價證券時，應審閱發票人或銀行名稱、種類、受款人、金額、日期等，是否與規定相符。 第十七條 收受現金，出納人員應填寫銀行存款憑條，於當日或即時將款項存入適當之學校帳戶，並記錄於收入款項登記表後，影印存入證明文件連同相關資料交會計室製作傳票。 第十八條 收受票據，出納人員於填寫代收款項登記簿，並影印支票後交付銀行代收，將支票影本連同相關資料交會計室製作傳票。若為保證性質票據，於登記「保管登記表」後鎖入保險箱。 第十九條 票據不符法定要件者，應予退還補正或更換票據。發生退票情事時，應即通知會計室辦理轉帳，並通知經辦人員續辦追索手續。 支出程序 第二十條 除依零用金管理作業程序請款外，其餘支出款項原則均以支票支付。 第二十一條 出納人員應根據主辦會計人員核章之付款傳票執行付款，於付款後於原始憑證及傳票上加蓋付訖章。且應注意： 1.除轉帳用支票為配合銀行規定外，一律抬頭、劃線、禁止背書轉讓，不得有例外。 2.前後支出傳票抬頭相同者，可合併開成一張。 3.同一支出憑證黏存單附多張發票者，須依不同受款人之金額，分別開支票。 4.支出憑證黏存單上附註承辦人或某某已付者，則支票抬頭改為該墊款者。 第二十二條 出納人員於開發支票時應注意，支票存款之存款餘額，以免遭致退票。 第二十三條 支付薪資或需銀行轉帳支付之款項，採用媒體轉帳處理。將需要轉帳者之姓名、金額、帳號等作成清單，登入電腦轉帳系統，製作轉帳磁片，並列印薪資自動入帳核對單辦理轉帳作業。 第二十四條 所有經出納開具的支票均應經校長、主辦會計人員及出納會同簽名或蓋章後，方得簽發，不得有例外。 第二十五條 出納組每月月初向銀行索取對帳單及當月已開立或作廢支票字號明細表編製銀行存款調節表。於每日（月）結算之收付金額填入「現金及銀行存款結存日（月）報表」加會會計單位後陳核校長，以利掌控銀行存款餘額便於財務調度。會計單位並應確實核對銀行存款調節表各項數字之正確性，遇有不符則應調查原因，並做適當的處理。 第二十六條 空白支票應連續使用，不得跳號，對於註銷作廢之支票號碼應剪下黏貼於支票領取證背面，於領取新支票時送交銀行註銷號碼，並留存影本備查。空白支票簿與作廢支票應妥為保管。支票逾期未領者，應予以作廢，若有重新申請再開立支票，但仍需交叉註記以利追蹤查核。 有價證券管理 第二十七條 本校之有價證券係指政府債券、公司債券、公司股票、定期存款單及遠 期票據等之取得、保管、處分及收益之記錄等作業。惟目前本校並未做教育部所規定之投資基金行為。 第二十八條 有價證券之收付、移轉及保管事務，由出納人員辦理。 第二十九條 主辦會計人員對於有價證券之收付、移轉、保管應每年至少二次作定期及不定期實施盤點檢查並應將檢查結果報告校長。 第三十條 出納組應取得定期存單正本，登記有價證券備查簿，