2012档案整理基本知识()_20120606141159解读.ppt

照片档案的收集与整理 （四）、照片档案的整理 1.整理原则：遵循照片形成规律，分开照片与底片（含数码照片），保持照片内在联系，区分保管期限，便于保管利用。 2.划分保管期限 照片档案的保管期限分为永久和30年、10年，或参照文书及其他相关纸质档案保管期限规定执行。 照片档案的收集与整理 3.照片的分类：应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—问题—年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。照片不多的单位，也可在全宗内按“保管期限—年度”分类。 4. 照片的排列：按问题结合时间、重要程度等进行排列。即一个类目的照片按照形成时间顺序排列；同一组照片可按由总到分顺序排列；记录领导活动的照片，按机关和领导人的排序排列。 照片档案的收集与整理 5.照片的编号：照片号是固定和反映每张照片 在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗 号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期 限代码、张号组成。 6.填写照片说明： 单张照片填写格式如下：题名： 照片号： 底片号： 参见号： 时间： 摄影者： 照片档案的收集与整理 3月21日，赵德喜局长在区委廖书记、粮食局舒局长陪同下检查我区粮油储备中心档案工作。 照片档案的收集与整理 2012年3月21日，成都市档案局局长赵德喜前往青白江区实地调研档案工作。图为赵德喜局长（左二）在青白江区委书记廖仁松（左三）、成都市粮食局局长舒刚（左一）陪同下检查青白江区粮油储备中心档案工作。 照片档案的收集与整理 7.组合照片说明的填写 一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。 组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。 应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。 同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。 照片档案的收集与整理 总说明：2010年3月23日，成都市市政府副秘书长 杨小英主持召开了全市档案工作会议，总结2009年工 作，安排部署2010年工作。市级各部门分管领导、区 （市）县分管领导及档案局长参加了会议。市档案局局 长赵德喜报告了全市档案工作的情况。市政府副市长傅 勇林作了总结讲话，省档案局副局长张新出席会议并讲 话。 照片档案的收集与整理 全市档案工作会议会场 照片档案的收集与整理 会议主席台（左起：杨小英、傅勇林、张新、赵德喜） 照片档案的收集与整理 傅勇林副市长讲话 照片档案的收集与整理 赵德喜局长作工作报告 照片档案的收集与整理 （五）底片的整理 按照国家档案局《照片档案管理规范》 （GB/T11821-2002）执行。 * 归档文件整理规则 2、归档文件目录项目 件号：件号填室编件号，与归档章件号一致。 责任者：责任者是指即文件的发文机关或署名者。填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不要使用“市局”、“本局”、等含义不明的简称。 文号：文号即文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。没有文号的机关内部文件或者外来文件，文号栏空缺。 题名：题名即文件标