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办公室办公用品采购与领用制度
办公室办公用品采购与领用制度
一、目的
为规范公司办公室办公用品的采购与领用管理，合理控制办公用品成本，提高办公用品使用效率，确保公司各项工作的正常开展，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司总部及各分支机构办公室办公用品的采购与领用管理。
三、职责分工
1.行政部门
负责办公用品采购计划的汇总、审核与编制。
负责选择合格的办公用品供应商，建立供应商档案，并进行日常管理与维护。
负责组织办公用品的采购工作，签订采购合同，跟踪采购进度，确保按时到货。
负责办公用品的验收、入库、保管和发放工作。
定期对办公用品的库存进行盘点，确保账实相符，并根据盘点结果进行相应的处理。
2.各部门
负责根据工作需要，定期提出办公用品的采购需求，并填写《办公用品采购申请表》。
负责本部门办公用品的领用管理，指定专人负责本部门办公用品的领用、发放和登记工作。
协助行政部门做好办公用品的使用情况调查和反馈工作，提供改进意见和建议。
3.财务部门
负责审核办公用品采购预算和采购费用，确保采购支出符合公司财务规定。
参与供应商的选择和采购合同的审核，监督采购过程中的财务合规性。
负责对办公用品的库存进行财务核算，定期核对账目，确保财务数据的准确性。
四、采购管理
1.采购计划
各部门应根据工作实际需求，每月末填写《办公用品采购申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、型号、数量等信息，并提交给行政部门。
行政部门对各部门提交的采购申请进行汇总、审核，结合办公用品的库存情况，编制《办公用品月度采购计划》，经行政部门负责人审批后执行。对于临时性、紧急性的采购需求，各部门应填写《办公用品紧急采购申请表》，经行政部门负责人和公司领导审批后，由行政部门及时采购。
2.供应商选择
行政部门应通过多种渠道广泛收集办公用品供应商信息，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择至少三家合格的供应商建立供应商档案，并定期对供应商进行考核和评价。
在选择供应商时，应优先考虑具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商，并与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。
3.采购流程
行政部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商发送《办公用品采购订单》，明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货日期、交货地点等信息。
供应商收到采购订单后，应在规定时间内确认订单，并按照订单要求组织生产和发货。行政部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时到货。
办公用品到货后，行政部门应会同使用部门按照采购合同和送货单进行验收，检查货物的数量、规格、型号、质量等是否符合要求。如发现问题，应及时与供应商联系，要求供应商采取补货、换货、退货等措施进行处理。
验收合格的办公用品，行政部门应及时办理入库手续，填写《办公用品入库单》，将办公用品存入仓库，并更新库存台账。
五、领用管理
1.领用申请
各部门指定的办公用品领用负责人应根据本部门员工的工作需要，定期填写《办公用品领用申请表》，详细列出领用办公用品的名称、规格、型号、数量等信息，并经部门负责人审批后，到行政部门办理领用手续。
对于贵重或限量使用的办公用品，如高档笔记本电脑、打印机硒鼓等，领用申请人应详细说明领用原因和使用期限，并经公司领导审批后方可领用。
2.领用发放
行政部门收到经审批的《办公用品领用申请表》后，应按照申请表上的内容进行发放，并在库存台账上进行登记，注明领用日期、领用部门、领用人等信息。
办公用品发放时，行政部门应向领用人员说明办公用品的使用方法、注意事项等，确保领用人员正确使用办公用品。
对于新入职员工，行政部门应在员工入职时统一发放基本的办公用品，包括办公桌椅、电脑、文具等，并填写《新员工办公用品发放清单》，由员工签字确认。
六、库存管理
1.库存盘点
行政部门应定期对办公用品的库存进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点时，应将库存实物与库存台账进行核对，确保账实相符。
盘点结束后，行政部门应编制《办公用品库存盘点表》，详细记录盘点结果，包括实际库存数量、账面库存数量、盘盈或盘亏数量及金额等信息。如发现盘盈或盘亏情况，应及时查明原因，并填写《办公用品盘盈盘亏处理表》，经行政部门负责人和公司领导审批后进行相应的处理。
2.库存预警
行政部门应根据办公用品的采购周期、使用量等因素，设定合理的库存预警数量。当库存数量低于预警数量时，行政部门应及时发出库存预警信号，提醒相关人员及时进行采购，确保办公用品的正常供应。
3.库存清理
行政部门应定期对库存积压、损坏、过期的办公用品进行清理，及时报废无法使用的办公用品，并填写《办公用品报废申请表》，经行政