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办公室办公用品采购与审批制度

#办公室办公用品采购与审批制度

##一、目的

为了规范公司办公室办公用品的采购与审批流程，确保办公用品的合理供应，提高采购效率，控制采购成本，保证办公用品的质量和适用性，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司各部门办公用品的采购与审批管理。

##三、职责分工

1.**采购部门**

-负责汇总各部门办公用品采购需求，制定采购计划。

-选择合格的供应商，进行采购谈判，签订采购合同。

-负责采购物品的验收、入库、分发及退货等相关工作。

-定期对办公用品的采购情况进行统计和分析。

2.**各部门**

-负责根据工作需要，提出办公用品采购申请。

-协助采购部门进行采购物品的验收工作。

-合理使用和妥善保管办公用品。

3.**财务部门**

-负责审核办公用品采购预算和费用报销。

-对采购资金的使用进行监督和管理。

4.**审批部门**

-负责对办公用品采购申请进行审批，确保采购的必要性和合理性。

##四、采购原则

1.**按需采购原则**：根据各部门实际工作需求进行采购，避免过度采购造成浪费。

2.**质量优先原则**：在保证质量的前提下，选择性价比高的办公用品。

3.**集中采购原则**：对通用的办公用品实行集中采购，以获得更优惠的价格和服务。

4.**合规采购原则**：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。

##五、采购流程

1.**需求申请**

-各部门每月末根据工作需要，填写《办公用品采购申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、型号、数量等信息，并说明采购原因。

-《办公用品采购申请表》由部门负责人签字确认后，提交至采购部门。

2.**需求汇总与审核**

-采购部门对各部门提交的《办公用品采购申请表》进行汇总和整理，结合库存情况，审核采购需求的合理性。

-对于超出预算或特殊的采购需求，采购部门应与申请部门沟通，必要时组织相关人员进行论证。

3.**采购计划制定**

-采购部门根据审核后的采购需求，制定月度办公用品采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、预计采购金额、采购时间等内容。

-采购计划经采购部门负责人签字后，报审批部门审批。

4.**供应商选择与采购**

-采购部门根据采购计划，从公司合格供应商名录中选择合适的供应商进行采购。对于新的供应商，采购部门应进行资质审核和实地考察，确保其具备供应能力和良好的信誉。

-采购部门与供应商进行采购谈判，明确采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并签订采购合同。

-采购合同签订后，采购部门应及时将采购信息通知供应商，并跟踪采购进度，确保按时交货。

5.**验收与入库**

-办公用品到货后，采购部门应及时组织相关人员进行验收。验收内容包括物品的名称、规格、型号、数量、质量等方面。

-验收人员应填写《办公用品验收单》，对验收情况进行详细记录。如发现物品存在质量问题或与合同约定不符，采购部门应及时与供应商沟通，办理退货或换货手续。

-验收合格的办公用品，采购部门应及时办理入库手续，将物品存放至指定仓库，并登记库存台账。

6.**分发与领用**

-各部门根据工作需要，填写《办公用品领用单》，经部门负责人签字后，到仓库领取办公用品。

-仓库管理人员根据《办公用品领用单》进行发放，并在库存台账上记录领用情况。

7.**费用报销**

-采购部门根据采购合同、发票、验收单等相关凭证，填写《费用报销单》，经采购部门负责人、财务部门审核、审批部门审批后，到财务部门办理报销手续。

##六、审批流程

1.**部门申请**：各部门填写《办公用品采购申请表》，部门负责人签字确认。

2.**采购部门审核**：采购部门对采购申请进行汇总和审核，提出审核意见。

3.**财务部门审核**：财务部门对采购预算和费用进行审核，确保采购费用在预算范围内。

4.**审批部门审批**：审批部门根据公司规定和实际情况，对采购申请进行最终审批。

##七、库存管理

1.**定期盘点**：采购部门应定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次。

2.**库存预警**：设定合理的库存预警线，当库存数量低于预警线时，采购部门应及时提出采购申请，以保证办公用品的正常供应。

3.**库存清理**：对积压、损坏或过期的办公用品，采购部门应及时进行清理，经审批后进行报废处理。

##八、监督与检查

1.公司审计部门定期对办公用品采购与审批流程进行审计监督