采购管理制度流程及采购操作规范.pdf

精心整理 采购管理制度及采购流程 一、目的 ： 规范公司采购流程， 提高采购工作效率， 从而为生产的顺利进行提供保障， 并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。 二、适用范围 适用本公司范围内采购管理 三、内容 （一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。 所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 （二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈— 合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算 （三）采购流程图如下： 精心整理 精心整理 采购需求 审批流程 寻找供应商 询价比价议价 采购洽淡 签采购合同 付款审批流程 下采购订单 交货验收 验收合格 验收不合格 计划对帐 入库 退、换货 财务结算 四、制度细 精心整理 精心整理 则 （一）采购需求的提请 1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品， 并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。 2、采购需求流程如图： 由需求部门填写，按着公司规定的申请单格式，认真详细、清楚的填写采 购申请单各项数据（重点要素见细则要求）。填写后由填写人签字确认。 填 报申请 单 由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采购的物品用途、数量、规 格等进行审核确认，签字后提交上一级主管领导。 部 门审核 公司分管领导签字批准后，交由采购部进行采购。 公 司分管 领 导 采购部收到经过签字批准的采购申请书， 要对申请书的内容进行核对， 并 与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、 采 购部 采购在途等进行订单数量的最终确认。确认后，进入采购环节。 3、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素： ? 请购的部门； ?? 请购物品所属项目； ? 请购的用途； ?? 请购的物品名； ?? 请购的物品数量； ?? 请购的物品规格； ? 精心整理 精心整理 请购物品的样品、图纸或技术资料等； ? 请购物品的需求时间； ? 请购如有特殊需要请备注； ? 请购单填写人； ?? 请购的部门负责人； ?? 请购单的审核人； ? 财务审核人； ?? 公司总经理； 分管领导。 ? 4 、请购单及其提请规定 请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审 核批准后报采购部门。 请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请 购部门备份。 涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的 形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况， 可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手 续后补。