信息化技术在机关人事档案管理中的应用.doc

PAGE 5 PAGE 4 信息化技术在机关人事档案管理中的应用 福州出入境检验检疫局 尤晓敏 万季芳 摘要：为充分发挥档案工作在信息社会中的作用，机关单位应积极地将信息技术与档案管理结合起来。本文以我局人事处为例，浅谈信息化技术在机关单位人事档案应用，以便进一步提高人事部门的工作效率，更好地为领导决策和各部门的工作提供服务。 关键词： 信息化、档案、应用 近年来，传统的机关人事档案管理方式已经面临着越来越严峻的挑战，特别是一些档案的老化、失真，已严重影响了人事工作的效率。而计算机信息技术的快速发展为档案信息管理提供了可靠的技术保证，为了充分发挥档案工作在信息社会中的作用，机关单位应积极地将信息技术与档案管理结合起来，促进档案的信息化建设。 现以福州出入境检验检疫局人事处为例，浅谈信息化技术在人事档案管理中的应用。我局的人事档案信息化建设包括数据库管理系统的开发、档案材料的收集、档案信息的数字化加工以及档案信息的安全管理四个部分。 1、数据库管理系统开发 数据库管理系统开发是人事档案信息化管理的基础。开展档案信息化建设，首要任务是建立一个完善的数据库管理系统。该系统一般具有输入、输出、修改、打印、统计、检索等功能，同时还应具有判别、诊断、筛选的能力。管理员可以通过该系统对数据进行日常的管理和维护，并在一个共享的平台上，对人事档案进行数据处理和管理。这将从根本上改变人才信息资源的储存方式、管理方式和服务方式。 数字化管理是档案管理工作的发展发向，有条件的单位可以购置专用的档案管理软件。除此之外还可以利用一些常见的数据库进行档案管理。Access是关系数据库开发工具，其优点在于它提供了类似于Excel的电子表格，使数据库一目了然。并且提供了网络共享和操作功能，是一种最易上手的关系数据库。我局利用Access数据库程序建立了人事档案管理数据库。其设计步骤包括创建空数据库、创建表、创建查询、设计窗体、设计报表等部分。在实际利用时，把档案资料按照设定的目录格式录入，建立信息数据库。通过扫描仪、刻录机等设备完成脱机载体电子文件归档工作。通过OLE控件链接相关内容，实现文件内容全文数字化检索，只需在标题检索中键入关键字，输入参数，计算机可以迅速检索中包含关键字的文件。并可根据需要设置报表模块，打印出各类档案目录。通过Access建立人事信息档案数据库，促进我局的档案管理工作走上现代化和信息化的轨道。 2、人事档案材料的收集 人事档案材料的收集工作是人事档案工作的首要环节，及时全面地收集各种归档材料，是档案工作的重中之重。我局人事处已建立了档案的联系、送交、催要、登记制度，使人事档案材料接收管理工作规范有序。并根据档案的特点，拓宽档案的收集渠道，保证档案的完整性。要做到这些，档案管理人员首先要清楚档案工作的具体操作程序，了解档案收集的目的。对每种资料的内容、数量做到心中有数。具体操作时，可以采用以下收集方法进行收集：第一、追踪收集，这种方法是档案收集人员主动到现场了解人员情况，及时更新信息，该种方法收集速度快，但花费人力，物力较大。第二、实时收集，在日常工作中，注意人员的资料收集，及时更改档案信息，避免原始材料的流失。这样才能保证信息的连续性、完整性和准确性。 3、档案信息的数字化加工 数字化加工是档案信息化的一个重要组成部分，是人事档案信息化建设的前期工作。建立动态的人事档案分类数据库的录入主要有两种方式，第一，通过人工查阅，录入相关信息。例如：我局将所有人员的信息，如职工姓名、出生年月、参加工作时间、学历、职务、职称、年度考核等信息均录入基本信息数据库。该数据库要方便检索，可以做各类项目的分类统计，能够提供快速、确切的信息。第二、对现有的电子档案和数字化档案进行整理。电子档案是随着我国电子政务的全面实施而发展起来的，国家局、省局等各级机构的文件均形成各种各样的文档，均需对其分门别类，分别对应保存。而数字化档案是对个人档案中某些重要的纸质材料，借助多媒体材料，如扫描仪或数码相机进行数字化处理后形成的档案，这样可以直接在计算机上查阅，有利于材料的完整保存。我局人事处将对相关人事档案统一采用200dpi的全彩JPG格式进行扫描，将生成每份图像文件与相应人员进行连接，并进行目录建库。这样除了在信息输入时需要用档案原件外，很少再接触原件，从而延长了纸质档案寿命。而档案工作人员和利用人员还可以方便地通过计算机网络进行信息查阅。 4、人事档案信息的安全管理 信息技术为档案的管理利用提供了高效、快捷的手段，但也给档案管理带来了安全隐患。因此在人事档案管理中对各种信息的密级要进行严格界定，对数据库的数据使用权限进行系统的分类加密。我局对人事信息管理采取安全验证的加密措施，并设立严格的分层次用户权限，具体包括：（1）用户分类，即不同类型的用户授予不同的数