招待物品管理规定.doc

招待物品管理规定 总 则 第一条? 为进一步满足公司日常招待工作的需要，加强招待用烟酒采购、保管、领用、使用过程中的管理工作，堵塞漏洞，减少不合理支出，从而降低招待成本，特制订本规定。 第二条? 本规定中的烟酒是指公司采购的用于业务公关和招待的香烟、白酒、红酒。其使用范围为： 1、用于上级主管单位、政府部门到我公司检查指导工作，以及合作单位之间的因公接待。 2、用于公司组织和承办的各类活动的招待； 3、用于业务公关招待方面的招待应酬； 4、用于各部门对外工作的必要招待。 第三条 公司烟酒由综合部负责管理。采用内部回避管理，采购人不得兼任保管，保管人不得自己领用。如遇特殊情况需报总经理核准。 第四条 财务部负责监管和盘存。 采购及报销 第五条 烟酒采购工作由综合部副经理负责采购。综合部经理对采购工作进行监督，确保采购烟酒的质量合格、价格合理。财务部进行考核。 第六条 由综合部副经理根据上月烟酒领用和库存情况，于每月5日前提出采购计划，并填写《烟酒采购申请表》，交予总经理批示。 第七条 采购人需要定期对烟酒市场进行市场调查，并每季度初向总经理提供三个及以上烟酒供应商的信息，由总经理挑选其中一家作为公司烟酒供应商。 第八条 采购人根据《烟酒采购申请表》于三个工作日内采购公务接待烟酒。逾期未能采购，造成烟酒库存不足情况罚款30元/次。 第九条 采购回来的烟酒必须当天入库，并获取保管人开具的《烟酒入库单》。如遇特殊情况，保管人不在或无法返回公司，采购人对已经采购但未入库的烟酒负保管责任，遗失或损坏都由采购人负责赔偿。 第十条 采购人持《烟酒采购申请表》、《烟酒入库单》、烟酒发票申请报销，财务部走正常报销流程。临时性采购，未能入库直接使用的情况，需要填写烟酒使用情况说明，并交予总经理批示后，凭《烟酒采购申请表》及烟酒发票方可申请报销。 保 管 第十一条 综合部专员负责烟酒保管工作。财务部对保管工作进行监督，确保帐实相符。 第十二条 烟酒保管人员必须建立烟酒台账，烟酒入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量等，做到账物相符。保管人应每个月定期进行账物盘查。财务部应不定期进行盘查，并至少每三个月进行一次定期盘查。如未按期盘查者保管人与财务部经理各罚款30元/次。 第十三条 采购人采购回烟酒后凭《烟酒采购申请表》入库，保管人认真清点核实数量，品类后，开具《入库单》，一式三份，保管人一份，采购人一份，备存一份（月底汇总交予财务经理留存三年备查）。 第十四条 采购回的烟酒堆放整齐，防霉防潮。烟酒需要按照保质日期依次排放，领用时依次发放。以保证烟酒的品质。 第十五条 烟酒领用出库需凭《烟酒领用单》,并经总经理签字核准后方能领取。如遇特殊情况总经理不在，领用人必须事后补签，如至当月底表单仍未补签者，罚款80元/次。特殊情况时间较长，可写情况说明交予总经理特批。 第十六条 保管人每月月末将《烟酒领用单》汇总，交财务部核算各部门每月烟酒费用。 第十七条 保管人换岗或离岗时，应将账物盘点清楚，随入库单、烟酒台账一并移交下任专管人员。保管人因其他原因不在时，应由综合部经理代管，在专管人员到岗后立即与代管人员核查账物，以免出现账物不符。在代管期间的一切责任，都由代管人员负责。 第十八条 在保管期间内如遇帐物不符的情况，处理办法如下 1、在保管人日常盘点中发现账物不符，并及时向上级汇报告，综合部经理与财务部经查实，未能明确责任人的，保管人按照遗失烟酒的50%赔偿。 2、经发现擅自拿取烟酒者，按拿取烟酒市价的2倍作为罚款。且公司保留对其辞退的权利。 领 用 第十九条 烟酒的领用由需要申领烟酒的部门经办人提出申请，并完整填写《烟酒领用单》，经由部门经理签字，总经理审批。方可领用。 第二十条 烟酒的级别分类： 品名 价格区间（一包） 级别 品名 价格区间（一瓶） 级别 香烟 30以内 C 白酒 100以内 C 30—40（含40） B 100-300 B 40以上 A 300以上 A 第二十一条 烟酒领用参考标准 招待对象 级别 备注 公司员工日常业务用 C 特殊情况经由部门经理上报，由总经理审批后，可按高级别标准领用烟酒。 一般客户的招待 重点供应商、重点客户的联系人 B 上级主管单位、政府部门公关、招待 重点客户或供应商的关键人物 A 政府局级以上领导（含局级） 使 用 第二十二条 领用人领用的烟酒必须依照《烟酒领用单》上的使用情况如实使用，领用人所在部门的部门经理对使用情况进行监督审核。如与实际情况有出入，需要依照实际情况补充出具烟酒使用情况说明，并交予部门经理，综合部经理及总经理签字。 第二十三条 领用的烟酒如未能使用或有结余，必须于次日下班前归还，并填写《烟酒归还单》。保管人员做好入库手续，并将《烟酒归还单》附在领