文件和记录编写规则.doc

文件和记录编写规则 修订信息 版本号 日期 修订描述 编制 A.0 2013-7-1 新版发行 编制： 李景翠 审核：李德虎 批准：方正勇 日期：2013-7-1 日期：2013-7-1 日期：2013-7-1 目 录 目的………………………………………………………………………………………………3 范围………………………………………………………………………………………………3 定义………………………………………………………………………………………………3 职责………………………………………………………………………………………………3 内容………………………………………………………………………………………………3 相关文件…………………………………………………………………………………………6 相关表单…………………………………………………………………………………………6 1 目的 规范文件、记录的书写格式、撰写架构及注意事项 2 范围 适用于公司质量管理体系有关文件和记录3 定义 4 职责 4.各部门负责按照本文件要求编制文件.2 品质部：为主控部门；负责检查监督执行。 5 文件书写格式及内容说明文件页眉包含公司 LOGO、文件编号、页标题，页脚包含文件机密。文件撰写字体字号规定： 字体一律使用宋体。 文件编号、页选用 10 号加粗字体，标题字体选用 号加粗，页脚文字均选用 10 号加粗字体。其中第一序号之标题选择 12 号加粗字体编写。 页数格式：页数以阿拉伯数表示，如 1/9，表示共 9 页，该页为第一页；签核页 为该份文件之第一页，即：1/总页数，文件正文内容页数均从第二页开始，即： 2/总页数。标题格式：制定者就撰写内容提出一题，题力求简明扼要且要能完全代表其 内容为原则。 正文段落间距设置：行距选单倍行 距，段前 0 行，段后 行；页面设置 5.1.6 序号格式： （1） 序号原则以阿拉伯数字表示，第一阶序号后面空一格后再接文字叙述。 （） 序号次原则上不超过五，项目序号之规定如下： a）第一至第三使用阿拉伯数字。 b）第四使用括号内阿拉伯数字。 ）第五使用小写的英文字母。 范例如下： 5..7 日期格式： 日期以公元年表示，用如下方式书写，如 20 年 月 13 日写 2013-6-13。 5.2 二阶及三阶文件撰写架构及注意事项5.2.1 文件编辑：采用 Word 档撰写。 5..2 二阶及三阶文件架构需包含以下部分内容，若某项无叙述亦不可省略应书写“无”。 （1）目的：叙述编写此文件之意图，简明扼要，重点突出，属必填栏位。 （2）范围：叙述此文件之适用于组织内特定人、物、事、地，阐述简单明了，易 于理解，属必填栏位。 定义：说明此文件中特殊或专用名词、字汇之意义，定义叙述清楚易懂，此 栏位不作硬性规定。 职责：提出负责执行文件和实现目的部分部门或人员，将职责定义明确，以 利问题处理有效性、时效性、正确性，属必填栏位。 ：一步步列出需要做的事情，如需要，可引用相关文件。保持合理的编 制顺序，注明任何需要注意的例外或特殊范围，属必填栏位。 （6）相关文件：叙述此文件中所引用其它相关文件名称，书写遵照文件编号+《文件名称》，此栏位不作硬性规定。 （7）相关表单：叙述此文件中产生的记录或表单，书写遵照表单编号+“表单名 称”，此栏位不作硬性规定。5.2.3 撰写文件正文注意事项： （1）如果在文件中引用文件时需注明文件名。 （3）明确使用该文件时所涉及的相关文件和表单、或必须记录的数据，可视需要 举例说明。 四阶文件（记录表单）依各部门所需要制定文件记录格式，表单格式可依其 实用性来设计，整个表单必须含盖表单编号。 BOM 表、设计图纸所用之文件，其书写架构可依实际需求而定，不作硬性规 定（签核页+正文附件即可）。 （6）签名者若为职务代理人，须于签名处右下方注明「代」字。5.3.3 三操作性文件编码(注意：设备仪器操作、采购规范的最后四位均为流水码)。XXC-X-XX-XX 流水号：01 开始 00：通用；01：WDM；02：PLC；03：FBT 耦合器；04：连接器； 05：Module；06：品质部 W：WI；E：设备仪器操作；Q：QC 流程图；F：工艺流程图 A：检验规范；P:设备采购规范；M:物料采购规范 C：三阶文件； 注：临时文件无规定文件编码，各部门自行编码管控，盖临时受控章及失效日期章作临 时受控。 5.3.4 四记录的表格和表单编码。 5.3.8 物料编码依照《物料名称及规格描述规则》。 5.4 四阶文件