Word的处理(第四章)1.ppt

* “脚注和尾注”命令是在“插入”菜单的“引用”子菜单中。 刚插入时插入点自动移动到注释文本区域，等待输入注释内容。 以后随时可以直接将插入点设置在注释文本区域。 查看注释不一定要到页面下方或文档结尾处，在Web版式视图上没有页面，脚注仍然可以通过鼠标指向注释标记而自动显示出来。 * 当有脚注或尾注时，可以通过“转换”按钮将脚注和尾注互相转换。 * 注释文本格式的设置与正文文本的格式设置类似。 注释标记可以在插入注释时设置，可以是各种形式的编号或者一个特别的符号。 注释标记的字体字号也可以象一般文本那样设置。 脚注和尾注的转换，只能是脚注全部变成尾注或尾注全部变成脚注，或同时进行这两种转换。不能选定某个脚注进行转换。 移动、复制和删除脚注或尾注，一定是对正文中加注位置出现的标记进行操作。 * ”题注“是为图、表格、公式、图表等对象编号的。 插入题注的方法有两种，一种是设置好，当插入对象时就会自动加上题注。设置方法是，在”题注“对话框单击”自动插入题注“按钮，选择对象并且设置位置以及标签和编号。另一种是选定对象，人工添加题注。具体就是在题注“对话框上设置位置以及标签和编号。 * ”域“是Word中一个重要概念，应用广泛但是不易理解。因为很多功能是用域实现的，但是并不需要用户了解其实现过程和原理，只要执行相应的命令就可以了。Word在执行命令的过程中会在适当的位置插入有关的域以完成用户要求的功能。 但是也有的时候需要用户自己插入合适的域来解决问题，因为不可能将所有特殊情况都考虑到并且设计出专门的命令。 这里给出一个案例，要求在一张纸上打印左、右两页并且分别打印页码。 利用页码功能，每张纸只有一个页码。如果人工设置页码会非常困难，因为很难自动适应文档的修改。利用域则可以很方便地实现。 * 这是具体的处理。首先，页面要分成两栏，中间的栏距要够大，以便打印后可以折叠作为两页。 然后在页脚两侧分别插入不同的域，用来计算页码。左边是奇数页，右边是偶数页。 {PAGE}是页码域，其值是当前页的页码。那么，左边奇数页码是这个值乘以2再减一，右边偶数页码则是这个值乘以2。 具体操作方法，可以执行插入域命令，单击”公式“按钮，键入”2“，确定；然后切换域代码，再进一步编辑公式，在公式中插入页码。 * 长文档即论文和书稿，还有审阅的问题。 学生的论文指导教师要批改；准备出版的书稿和准备发表的论文通常还要有专家审阅。 这种审阅，也可以直接在电子文档上进行，完全不必要打印成纸质文本再手工进行。 * 修订是一种追踪修改过程的功能。打开修订功能后，审阅者所做的一切修改都会被记录下来。 * 所谓“标记修订”就是把修订功能打开，记录此后一切修改工作。 “修订选项”可以设置各种修改如何表示。 “所有键入的文字都是红色的且不能用字体格式进行改变”，就是因为打开了修订功能，而且规定插入的文字用红色显示。 * 即使打开了修订功能，也可以不显示修订。修改已经记录下来了，但是可以看不出在那里做了修改。 作者必须处理修订，或者接受，或者拒绝。文章的著作权是作者的，审阅者的修改作者可以认可，也可以不认可。 这些都可以利用审阅工具栏实现。 * 这是Word 2003的审阅工具栏。 * 批注是审阅者对文档提出的意见。 当然也可以作者自己给自己的文档加批注，以提醒自己要处理的问题。 但是一般的注释，通常不用批注的方式。 * 插入和编辑批注是审阅者进行的工作。 * 各种显示方式都是可以选择的。 批注的处理与修订的处理类似，只是没有”接受“。你可以接受批注中提出的意见，自己修改你的文章，但是不能把别人的批注直接变成你的文章中的正文。 * 打开审阅窗格可以看到各种审阅信息，包括各种修订和批注。 当然，在显示设置中，必须有显示批注，才能在这个窗格中看到批注。 * 这部分解决两个问题：1）如果没有打开修订，而别人修改了你的文件，你怎么找出别人的修改？2）多位审阅者进行了修订和批注，分别回复了结果文档，如何将他们的意见集中到一个文档中？ * 可以利用比较合并文档功能，将两个内容相近的文档的区别用修订的形式表现出来。 * 请注意这个命令不同于邮件合并命令。 * 这是合并多位审阅者意见的一种正确的操作方法。 * 版本功能只要了解就可以了。 正常打开文档时，是打开最新版本。 * 邮件合并是办公的重要任务。很多时候需要成批处理信函或者信封、标签等，其中含有不同信息，不能用一个文件打印多份的方法。 如果不能实现自动处理这些信函、信封或标签，还要分别编辑打印，甚至手工填写不同信息内容，就无法提高办公效率。 * 邮件合并的概念：批量处理的文档，其中包含不同信息。 * 这是一个案例，研究生考试的复试通知。 * 其中加彩色底纹的部分，是包含的不同信息。 * 可以与上一张幻灯片比较。 * 一个邮件合并命令，涉及的