浅谈秘书的接待艺术.doc

长沙民政职业技术学院 毕业实践报告 题目：浅谈秘书的接待艺术 毕业论文 毕业设计 毕业专题 √ 类型： 指导老师: 王芬老师 学 院： 文化传播学院 班 级： 文秘1133班 学 号： 1124023307、1124023312、1124023323 姓 名： 黄倩平、唐芳玉、胡玉华 2014年3月25日 浅谈秘书的接待艺术 文秘1133班 黄倩平、唐芳玉、胡玉华 学号：1124023307、1124023312、1124023323 【关键词】秘书 接待 艺术 形象 【摘要】在任何一个企业，秘书的接待工作都是必不可少的，因此做好接待工作是当代秘书的重要工作职责。说起企业的接待工作，其中涉及大量的与来访客人的迎来送往，尤其是在经济全球化的今天,各单位都加大了对外交流的力度,因此秘书的接待工作比以往也变得更加繁重。特别是在随机性的来访接待中，要想做到让领导和客人都满意，实在需要秘书人员礼貌待客，积极应对，注重细节，及时准确地了解领导的意图，把握好接待艺术。对于秘书人员，热情有礼的接待不仅能显示自身的职业素质，另外还能为企业单位树立良好的形象，奠定与客户或上级的合作基础。 目 录 第一节 接待的定义与重要性 5 1.1 接待的定义 5 1.2 接待的重要性 5 第二节 接待的原则与准备 6 2.1接待的原则 6 2.2接待前的准备 6 第三节 接待中的艺术 7 3.1 学会随机应变 7 3.2 养成良好素养 8 3.3塑造良好形象................................................... .9 第四节 结语 10 1.接待的定义与重要性 1.1接待的定义 接待，是一定的社会组织对公务活动中的来访者所进行的迎接、接洽和招待活动，是社会组织间人员相互交往的方式。是一项展示单位形象、体现水平、彰显实力的工作。 在秘书行业中，接待工作是秘书的一项重要工作。接待工作是公司与外界相互交流的桥梁和纽带，也是展示一个地方和企业形象的重要窗口。在新的形势下，接待工作已不单纯是事务性的迎来送往，而是一项具有丰富艺术内涵的综合性工作。接待工作的好坏，直接体现公司的整体形象。 2.接待的原则与准备 2.1接待的原则 2.1.1热情亲切迎客原则 在日常接待中，秘书对待来访客人应热情周到，以礼相待，保持微笑。当客户到达时，及时迎上招待。 2.1.2热忱待客原则 当客人来访时，秘书应立即放下手中的工作，微笑，主动上前打招呼，并运用礼貌用语与客户进行交流，使宾客感到自己很受欢迎与重视，因此对公司留下良好的第一印象。 2.1.3礼貌送客原则 一般情况下，不论宾主接待时间长短，客人的告辞均须对方首先提出。主人主动提出送客，或是以自己的动作、表情暗示厌客之意，都是非常不礼貌的表现。这也会让客人觉得自己不受欢迎从而心里不舒服。当客人提出告辞时，应热情挽留。若宾客执意离去，主人可在对方率先起身后起身相送。送客时，要等客人伸出手时，秘书方可相握。秘书在送客时一定要诚恳、有礼貌、热情，使来访者感到温暖，也会给客人留下美好的印象。 虽然领导不可能接见所有求见者，但是所有来访者都必须受到秘书人员礼貌的接待。从客人踏进办公室到客人离开办公室，秘书人员都是代表单位的领导接待客人，接待的态度如何，往往会对单位的形象产生重要的影响。 2.2接待前的准备 想要做好接待工作，前期准备工作是非常重要的，主要是从环境准备与物质准备两方面入手。 2.2.1环境准备 接待之前必须检查办公室、接待室、会议室的环境卫生情况等，还有各种文件的份数和办公自动化设备。另外要保持空气畅通，提前把窗户打开或者放些绿色植被。注意把空调调到适宜的温度。 2.2.2物质准备 茶果准备 秘书人员应将茶杯整齐摆放在每个座位的右前方，茶水不应超过杯子的三分之二的位置，但茶叶加入量不要太多，一般能盖住杯底即可。秘书人员要提前将水果洗净、摆盘，放在桌面中间或不影响记录和