公司证照管理制度.docx

公司证照管理制度

?一、总则

1.目的

为加强公司证照管理，规范证照的申请、保管、使用、年审、换证、遗失补办等行为，保障公司合法合规运营，维护公司利益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的各类证照管理。

3.定义

本制度所称证照，是指公司在经营活动中依法取得的各类资质证书、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、许可证、荣誉证书等具有法律效力的文件。

二、管理职责

1.行政部门职责

-负责证照的统一登记、编号、保管和定期盘点工作。

-按照规定办理证照的申请、变更、年审、换证、遗失补办等相关手续。

-建立证照管理台账，记录证照的基本信息、办理情况、使用记录等。

-监督和检查各部门对证照的使用情况，确保证照规范使用。

2.业务部门职责

-根据业务需要，及时向行政部门提出证照使用申请，并按照规定用途使用证照。

-在证照使用完毕后，及时归还行政部门，并确保证照的安全和完整。

-配合行政部门做好证照的年审、换证等工作，提供相关资料和信息。

3.财务部门职责

-负责审核证照办理、年审、换证等费用的支出，并确保费用的合理性和合规性。

-对证照管理过程中的财务事项进行监督和检查。

三、证照的分类与编号

1.证照分类

-资质证书类：如企业资质等级证书、安全生产许可证、行业准入证书等。

-营业执照类：包括企业法人营业执照、营业执照副本等。

-税务登记类：税务登记证及其副本。

-组织机构代码证类：组织机构代码证及其副本。

-许可证类：如食品经营许可证、医疗器械经营许可证、道路运输经营许可证等。

-荣誉证书类：公司获得的各类荣誉称号证书。

-其他证照类：如海关登记证、外汇登记证等。

2.编号规则

-各类证照应按照一定规则进行编号，以便于管理和查询。编号应包含年份、类别代码、顺序号等信息。

-例如，资质证书编号格式为：[年份][资质类别代码][顺序号]，如2023ZJ001，表示2023年取得的第1个资质证书。

-营业执照编号按照工商行政管理部门的统一编号规则执行。

-其他证照编号可根据实际情况自行设定，但应保持唯一性和系统性。

四、证照的申请与办理

1.申请流程

-业务部门根据业务需要，填写《证照申请表》，详细说明申请证照的名称、用途、所需资料等信息，并提交部门负责人审核。

-部门负责人审核通过后，将申请表及相关资料提交行政部门。

-行政部门对申请资料进行初审，核对资料的完整性和准确性。如资料不全或不符合要求，及时通知业务部门补充或修改。

-行政部门初审通过后，按照规定向相关政府部门或机构提交申请，并跟踪办理进度。

2.办理资料准备

-不同类型的证照申请所需资料不同，行政部门应根据具体要求准备齐全相关资料。

-一般所需资料包括：公司营业执照副本复印件、法定代表人身份证明、公司章程、财务报表、人员资质证明、场地证明等。

-行政部门应确保提供的资料真实、有效、完整，并按照规定格式和要求进行整理和装订。

3.办理费用

-证照办理过程中涉及的费用，如申请费、工本费、评审费等，由财务部门审核后列支。

-行政部门应及时关注费用标准的变化，合理控制办理成本。

五、证照的保管

1.保管方式

-证照应指定专人负责保管，保管人员应具备责任心强、保密意识高的素质。

-证照应存放在安全、保密的场所，如专用文件柜、保险柜等，并配备必要的防盗、防潮、防火等设施。

-对于重要的证照，如资质证书、营业执照等，应进行扫描备份，并存储在电子存储设备中，同时做好数据备份和安全防护工作。

2.保管台账

-行政部门应建立《证照保管台账》，详细记录证照的名称、编号、颁发部门、颁发日期、有效期、保管人等信息。

-定期对证照进行盘点，确保账实相符。如发现证照遗失、损坏等情况，应及时查明原因并报告处理。

3.借阅与归还

-因工作需要借阅证照的，借阅人应填写《证照借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等信息，并提交部门负责人审核。

-经部门负责人批准后，借阅人到行政部门办理借阅手续，领取证照。

-借阅人应在