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Word和Excel办公文档快速排版技巧浅谈 　　摘要：该文就如何在Office办公文档的排版上提高工作效率的问题，介绍了一些Word文档和Excel文档在排版上方便快捷的应用小技巧。 　　关键词：办公文档排版；应用技巧；提高效率 　　中图分类号：TP311.1文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)14-3455-02 　　On Quick Typesetting Skill in Word and Excel Office Document 　　XU Yan-yun 　　(Huizhou Commercial School, Huizhou 516000, China) 　　Abstract: This paper focuses on how to improve the work efficiency of Office document typesetting and introduces some applied skills in convenient and quick typesetting of word and excels documents. 　　Key words: office documents; typesetting; applied skills; improve work efficiency 　　Office软件的Word文档和Excel文档是广大办公人员在处理日常办公事务中最常使用的两个办公文档。一篇完整的文档除了有文字内容外,还要有适当的文档格式排版。掌握文档排版的一些技巧，可以更好地提高文档处理工作的效率。 　　1 Word快速排版 　　1.1 调整行间距 　　当看到网上的好词好句好段要摘抄时，我们把它复制粘贴到Word文档后，会出现行间距不一致，这时可以用下面的快捷方法使行间距瞬间变得相同。 　　1) 选取要排版的内容，点击鼠标右键，在菜单中点击“段落”，分别在“段前”和“段后”框中输入0行或0磅，点击“确定”后,文档的段落行间距变得相同了。 　　2) 选取要排版的内容，点击格式工具栏中的正文（如图1），文档的行间距瞬间也会变得相同。 　　1.2 取消软回车 　　在网上摘抄的内容复制粘贴到word文档中有时会出现软回车符号（↓），这样的格式对“首行缩进”等排版造成很大的不便。 　　如何取消它呢？以上的问题可以这样解决： 　　1) 按ctrl+h键打开“替换”对话框，在“查找内容”处输入“^l”（手工换行符），“替换为”处输入“^p”（段落标记），然后点击“全部替换”可以取消软回车。 　　2) 先将内容复制粘贴到记事本中，然后再从记事本中把内容复制粘贴到word文档上，这时向下的回车键变为向左。 　　1.3 取消段落空行 　　有时Word文档中出现多余的空行需要删除时，不必用手工一一去删除，我们可以按ctrl+h键打开“替换”对话框，在“查找内容”处输入“^p^p”，“替换为”处输入“^p”，然后点击“全部替换”。如一次替换还没把空行删除完，可以再直接点击替换，直到把全部空行删除完为止。 　　通过以上方法处理后，如果空行的段落标志不在左边顶格的，我们就发现它无法用以上方法来删除空行。出现这种情况后，我们还可以先选取任意一空行的段落标记前的一点空白处，点击复制,再按ctrl+h键打开“替换”对话框，在“查找内容”框中按ctrl+v键把刚才复制的内容粘贴，“替换为”框中不用输入内容，点击“替换”或“全部替换”即可把段落标记移到左边顶格处，这时就可以用以上删除空行的方法来删除。 　　1.4 调整表格行距、列宽 　　Word表格的行高、列宽除了用“行距”、“根据内容调整表格”、“表格属性”等来调整外，还可以把鼠标指针指向表格最后一行的右下角，这时表格的右下角会出现一个小正方形，同时鼠标指针变成斜向双向箭头，按住左键上下左右拖动来调整表格的行高、列宽。 　　表格里的内容在编辑时是靠上左端对齐的(如图2），看起来不美观，用回车键使文字下移居中而出现的硬回车符也不好看，可以用常用工具栏中的“表格和边框”使文字靠中部居中（如图3），可以有如下结果(如图4)。 　　1.5 取消项目编号 　　Word文档的项目编号给文档编辑带来了便利，同时也让一些人不适应这项“便利”，因为用它的“便利”编辑出来的文档不符合标准的文档格式，也让排版增加了负担。 　　1) 如何取消这项“便利”呢？ 　　① 输完序号1内容后回车，这时会自动出现序号2，按“ctrl+z”键即可把项目编号取消。 　　② 点击菜单栏“工具”中的“自动更正选项”，选择“键入时自动套用格式”，把“键入时自动应用”下“自动编号列表”前面的勾选取消。 　　2) 对已有项目编号