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Word 2003 长篇文档排版技巧.pdf

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Word 2003 长篇文档排版技巧 (一) 页码,1/13 Word 2003 长篇文档排版技巧(一) 简介 文章编号 : 890700 市场部经常要出各种分析报告,一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小 最后修改 : 2006年3月31 日 王写东西自然不在话下,然而每每困扰他的却是排版的问题,每次都要花大量 的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最头疼的是上司看完报告后让他修 修订 : 1.3 改,整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事,尽 管小王知道Word中 插入目录的功能,可是尝试了几次就弃之不用了,原因是系统总是提示 错误。现在只能手 工输入目录,加班加点数页码居然成了家常便饭。为了让自己 时间下班后享受生活,小王花了半天的时间学习 了一下长篇文档的排版技巧,这才发现,这半天的时间,可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。 小王把自己的 体会重点总结为两点: 1. 制作长文档前,先要规划好各种设置,尤其是样式设置 2. 不同的篇章部分一定要分节,而不是分页 下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。 单面打印的简单报告 这份报告要求的格式是:A4纸;要有封面和目录;单面打印;除封面和目录外,每页的页眉是报告的题目;页码 一律在页面底端的右侧,封面和目录没 页码,目录之后为第1页。 设置纸张和文档网格 写文章前,不要上来就急于动笔,先要找好合适大小的 纸”,这个 纸”就是Word中的页面设置。 从菜单中选择【文件】| 【页面设置】命令,显示 页面设置”对话框,选择【纸张】选项卡,如图1所示。 通常纸张大小都用A4纸,所以可采用默认设置。 时也会用B5纸,只需从 纸张大小”中选择相应类型的纸即 可。 很多人习惯先录入内容,最后再设纸张大小。由于默认是A4纸,如果改用B5纸,就有可能使整篇文档的排版不能 很好地满足要求。所以,先进行页面设置,可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜,避免事后的 修改。 考虑到阅读报告的领导年龄都比较大,对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力,还可以调整一下文字。通常,很 /default.aspx?scid=kb;zh-cn ;890700 2006-6-5 /default.aspx?scid=kb;zh-cn;890700 Word 2003 长篇文档排版技巧 (一) 页码,2/13 多人都采用增大字号的办法。其实,可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距,即使不增大字号,也能 使内容看起来更清晰。 在 页面设置”对话框中选择 文档网格”选项卡,如图2所示。 选中 “指定行和字符网格”,在 字符”设置中,默认为 每行39”个字符,可以适当减小,例如改为 每行 37”个字符。同样,在 “行”设置中,默认为 每页44”行,可以适当减小,例如改为 每页42 ”行。这样,文 字的排列就均匀清晰了。 设置样式 现在,还是不用急于录入文字,需要指定一下文字的样式。通常,很多人都是在录入文字后,用 字体”、 字 号”等命令设置文字的格式,用 两端对齐”、 居中”等命令设置段落的对齐,但这样的操作要重复很多次, 而且一旦设置的不合理,最后还要一一修改。 熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心,因为他可以用 格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改 变格式的地方。然而,如果 几十个、上百个这样的修改,也得刷上几十次、上百次,岂不是变成白领油漆工 了?使用了样式就不必 这样的
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