印章管理制度.docx
?一、总则
1.目的
为加强公司印章管理,规范印章使用流程,维护公司合法权益,防范印章使用风险,特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司(以下统称公司)的各类印章,包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章及其他专用章。
3.印章管理原则
印章管理遵循分级负责、规范使用、严格审批、确保安全的原则。
二、印章的刻制、启用与废止
1.印章刻制
-需要刻制印章时,由使用部门填写《印章刻制申请表》,详细说明印章名称、规格、用途、刻制数量等信息,并经部门负责人签字确认后,报公司行政部门审核。
-行政部门审核通过后,统一提交至公司管理层审批。审批通过后,由行政部门指定具有资质的印章刻制单位进行刻制。
-印章刻制完成后,行政部门负责对印章进行验收,检查印章的规格、字体、图案等是否符合要求,并留存印章印模备案。
2.印章启用
-新印章启用前,行政部门应填写《印章启用申请表》,注明印章名称、启用日期、使用范围等信息,经公司管理层批准后,方可启用。
-行政部门负责在公司内部发布印章启用通知,明确印章的启用时间、使用范围和审批流程等事项。
-印章启用时,应在印章启用申请表上加盖启用章,并注明启用日期。同时,将印章启用申请表及印模复印件归档保存。
3.印章废止
-因机构变更、业务调整、印章损坏等原因需要废止印章时,由使用部门填写《印章废止申请表》,说明废止原因,并经部门负责人签字确认后,报公司行政部门审核。
-行政部门审核通过后,提交公司管理层审批。审批通过后,行政部门负责将废止印章收回,并进行封存或销毁。
-印章废止后,行政部门应在公司内部发布印章废止通知,明确印章已废止,不得再使用。同时,将印章废止申请表及废止印章印模复印件归档保存。
三、印章的保管
1.保管责任
-公司公章、合同专用章、财务专用章由行政部门指定专人负责保管;法定代表人章由法定代表人或其授权人保管;部门章及其他专用章由各部门指定专人负责保管。
-印章保管人员应具备高度的责任心,严格遵守印章管理制度,确保印章的安全保管。
2.保管要求
-印章应存放在安全可靠的地方,如保险柜、文件柜等,并配备必要的防盗、防火、防潮设施。
-印章保管人员应妥善保管印章钥匙,不得随意转借他人。如因工作需要临时交接印章,应办理交接手续,并由双方签字确认。
-印章保管人员应定期对印章进行检查,确保印章的完好无损。如发现印章有损坏或遗失,应及时报告公司行政部门,并采取相应的措施进行处理。
3.印章借用
-因工作需要借用印章时,借用人员应填写《印章借用申请表》,注明借用印章名称、借用用途、借用时间等信息,并经部门负责人签字确认后,报印章保管部门负责人审批。
-印章保管部门负责人审批通过后,印章保管人员方可将印章借给借用人员,并在《印章借用登记表》上登记。
-借用人员应在规定的时间内归还印章,并在《印章借用登记表》上签字确认。如因特殊原因需要延长借用时间,借用人员应提前向印章保管部门负责人申请,并经批准后方可延长。
-印章借用期间,借用人员应妥善保管印章,不得擅自将印章转借他人或用于其他用途。如因借用人员保管不善导致印章遗失、损坏或滥用,借用人员应承担相应的责任。
四、印章的使用
1.使用范围
-公司公章适用于以公司名义对外发布的各类文件、通知、函件、合同、协议等;合同专用章适用于公司签订的各类合同、协议等;财务专用章适用于公司的财务结算、票据开具等业务;法定代表人章适用于公司的法定代表人授权代表签署的各类文件、合同等;部门章及其他专用章适用于各部门内部使用的文件、通知、报表等。
-印章使用应严格按照规定的使用范围进行,不得超出范围使用。
2.使用流程
-申请:使用部门或个人填写《印章使用申请表》,详细说明印章使用的事由、内容、涉及金额等信息,并经部门负责人签字确认。如涉及合同签订、重大事项决策等,还需相关业务部门负责人及公司管理层审批。
-审批:
-一般事项由部门负责人审批;
-涉及合同签订、金额较大的业务事项,经相关业务部门负责人审核后,报公司管理层审批;
-涉及重大事项决策的文件、协议等,需经公司董事会或股东会审批(如适用)。
-盖章:印章保管人员在审核《印