实用英语.信的格式.ppt

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实用应用文写作

logoTheStructureandLayoutofaLetterTheStructureofaLetter英文书信通常有7个部分组成，即信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语以及签名。除此之外。还有一些需根据实际需要而增加的部分，例如参考标号、经办人姓名、事由标题、认辨记号、附件、抄送以及附言等，这些部分可能出现在不同类型的信函中。HeadingorLetterhead(信头)信头对于任何信件来说都是重要的组成部分，商业信函和官方公函尤其如此。一般社交信函的信头包括发信人的姓名、地址、邮政编码、电话号码、电传及传真号码以及e-mail地址等，置于信笺右上角。大多数商业信函和官方公函的信头一般采用社交信函的信头，多数是专业设计的，且是已事先印制好的信头（printedheading）,进行联系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺，这样做出于三个目的：美观（appearance）、高效(efficiency)、标准化(standardization)。信笺上没有印上本公司或单位信头时，则需要将上述内容打在信笺中上方或上方。ReferenceNumber(参考编号)参考编号常用在商业信函中。一家公司在致函另一家公司时，会使用参考编号，便于归类存档。参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格处，与写信日期同行；在齐头式打印的信函中常置于写信日期之上，也可置于左下角低于署名两行处。Yourref.:345SCB/bxcOurref.:532ZXY/mzs注1.345为存档编号，SCB为署名人首写字母，bxc为打字员姓名首写字母。注2.532为存档编号，ZXY为署名人首写字母，mzs为打字员姓名首写字母。Date(日期)每封信必须标明日期，日期常写在信头下方2行处，一般置于信笺的右上角，但当信函采用全齐头式时则置于左上方.May4(th),1998美国式(th)May,1998英国式写日期时务必注意以下各点：年份必须用阿拉伯数字写全，不能用02代替2002。月份要用英文拼写，可全拼也可采用标准的简写。May,June,July不能简写。日期可用基数词(cardinalnumbers)也可用序数词(ordinalnumbers)。但最好用基数词在年份前面必须用逗号隔开，但在月份和日期之间不能用逗号隔开。May20,2003写信日期（Date）不能全部用数字表示，如5/4/2003，这样写容易引起误解。InsideAddress(封内地址)封内地址是收信人的姓名或商行名，与信封地址相同，一般在写信日期以下2-4行靠左书写。封内地址内容及顺序如下：（1）收信人姓名（或商行名）；（2）收信人头衔、职务或职称；（3）公司（或所属单位、组织、学校）名称；（4）邮政地址（mailing/postaladdress）和街道地址（streetaddress）,即门牌和路名；（5）城市、邮编、省名或州名、国名。注意:国外的邮编一般在州之后,国内的可以在城市之后也可以在省/州之后.如:Mr.FloydGriffith,DirectorofCustomerRelationsACElectric50,DevonshireStreetLondonWINIFSEngland封内地址可采用齐头式（blockstyle），也可采用缩进式（indentedstyle）,齐头式较为普遍，但采用缩进式时，信函的其他部分也必须都采用缩进式。缩进式Mrs.MiriamSchwarts1280ColemanAvenueOmaha,Nebraska,.如果信函时写给公司而不是个人的话，则应先写公司名称，后写公司地址，门牌等。如：Messrs.VernonGregoryCo.,Ltd.FlintStreetSYDNEYAustralia注：Messrs.是Mr.的复数，仅用于公司行号，而该公司行号的名称是由人的姓名所组成。如：Messrs.G.P.GloverCo.Messrs.Brown,ClarkeFather但Messrs.不用于下列情况：公司行号中没有人的姓名，即非人称行号，如UtilityFurnitureCo.01以定冠词The开头的公司行号，如TheUnitedImportCo.Ltd.02公司行号中包含有礼节尊称，SirWilliamDobsonSons.03写给个