公司档案管理办法zz.doc

档案管理制度 1、 总 则 为规范公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。 2、 管理体制和职责 公司设置资料室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为： （1）负责公司档案和资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等； （2）负责档案管理的各项规章制度； （3）负责档案提供利用服务； （4）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。 3、 文件材料的形成和归档 3.1 档案按照记述内容的不同划分为人事档案、行政管理档案、公司资料档案、科研档案、会计档案、声像档案、设计资料档案、培训资料档案；按照文件形式可分为文字记载、数据计算、统计表格档案、设计图纸、设计程序、设计工艺文件等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。 3.2 归档时间和归档程序 3.2.1 公司各部门的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。 3.2.2 会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。 3.2.3 人事档案员工在试用期一个月内建立档案，在职员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司人力资源部档案室归档。 3.2.4 研发项目按照项目计划依次归档，包括项目立项书，项目图纸、程序、工艺文件、光盘、实物、授理证书、专利证书顺序归档。 3.2.5 声像、实物档案，在产生后及时归档。 3.2.6 凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。 3.3 归档要求 3.3.1 归档的文件、资料必须完整。 3.2.2 归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。 3.2.3 电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。 3.2.4 各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。 4、 档案的利用 档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。 档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。 5、 档案保管期限的划分及鉴定 5.1 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为5年以上，短期为3年。 5.2 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。 5.3 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。 5.4 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 6、 档案保密规定 6.1 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。 6.2 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。 6.3 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。 6.4 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。 6.5 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。 6.6 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。 6.7 发现档案丢失，损坏要及时报告。 7、 档案查阅、借阅规定 7.1 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。 7.2 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案使用登记表》及《调阅单》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。 7.3 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。 如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。 7.4 复印档案资料需填写《档案使用登记表》，机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可复印。 7.5 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案使用登记表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。 7.6 借出档案应