人事档案管理制度及规范.doc

人事档案管理及规范 1.员工人事档案 新进人员人事档案资料包括六项： （1）应聘人员登记表（包括两张人员基本信息） （2）身份证复印件 （3）两张1寸彩照 （4）学历（职称）证书复印件（原件寄至分公司） （5）劳动关系说明书 2. 员工人事档案管理 2.1行政部负责管理（建立、接转、保存、整理）本公司员工的人事档案。 2.2行政部一般情况下在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。 2.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在 终止/解除劳动关系手续清单 上签字，确认无遗留问题； 2.4查阅员工人事档案应经行政部负责人批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。 3.员工管理档案的管理 3.1“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理； 3.2员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进公司时间归类。 （1）员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负责管理； （2）员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存； （3）员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案； （4）任何人员不得私自更改管理档案内容；员工管理档案仅供公司内部使用。 4.档案的保密 4.1严格遵守公司关于资料档案文印管理的各项制度，维护档案完整和安全，不向外人泄露档案秘密。 4.2对重要的文件要设专柜存放。 员工档案管理工作流程图 单位名称 行财部 流程名称 档案管理工作流程 层 次 3 任务概要 员工人事档案管理工作 单位 总经理/分管领导 行财部 公司员工 节点 A B C 员工档案管理工作标准 任务名称 节点 任务程序、重点及标准 时限 相关资料 材料收集 程序 1、《个人简历》 2、《相关材料》 B2 由行财部建立公司员工的人事档案，档案材料包括：个人简历、应聘登记表、学历学位证书、相关资质证明材料、考核奖惩材料、录用材料、劳动关系说明书及其他材料 每月1次 C2 员工应积极提供材料 入职时 统一装订 1个工作日 重点 材料收集 标准 真实、严密、完整 档案编号标识 程序 B4 编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表 1个工作日 A4 报上级审核 1个工作日 将档案编号，并做出标识 1个工作日 重点 档案编号，并做出标识 标准 准确、合格、严密 档案归档入库 程序 行财部应定期或不定期收集员工资料 每月1次 审核、分类、整理后查看是否符合要求 即时 B7 按资料内容进行归档 1个工作日 B8 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库 1个工作日 重点 档案归档入库 标准 准确、合格、严密 附：人事档案相关表格 招工录用登记表 姓 名 性别 出生年月 照 片 婚否 民 族 健康状况 政治面貌 户籍所在地 身份证号码 联系地址 个 人 简 历 家庭情况 姓名 关系 年龄 文化程度 工作单位 录用意见： （盖章） （盖章） 年 月 日 备注 此表一式一份：由单位存入本人档案 需持：《失业（保险手册）证》或《农民工服务手册》，方可办理录用登记手续 “户口所在地一栏”：本区户口的人员填写街道办事处或乡镇名称；本省、地州及其他区县的务工人员填至原籍地州、县；其他省份来昆的人员填至原籍省（市）即可。 “住址烂”：填写住址所在地详细地址 昆明宇恬科技工程有限公司应聘人员登记表 姓 名 性 别 民 族 出生日期 照片 文化程度 血 型 身 高 户籍所在地 所学专业 专业职称 婚姻状况 身份证号码 联系电话 现住址或通信地址 紧急联系人及电话 家庭主要成员 姓 名 关系 所在单位 职务 联系电话 教 育 简 历 起止时间 学校名称 专 业 获得何种证书 培 训 简 历 起止时间 参加过什么培训 获得证书名称