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如何编辑长文档 周北川 企业客户技术专案经理 微软（中国）有限公司 单面打印的简单报告 设置纸张和文档网格 设置样式 标题快捷键 用好题注和尾注以及交叉引用 查看和修改文章的层次结构 对文章的不同部分分节 为不同的节添加不同的页眉 在指定位置添加页码 插入目录 小结 制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页 双面打印的复杂报告特点 正反面打印或印刷。正反面打印或印刷。 如果杂志或书比较厚，每页的左侧会留出一些空白，以便装订后不会遮挡文字。 奇数页总是位于翻开的书的右侧页上，偶数页总是位于左侧页上。 对于书而言，每一章的首页总是位于右侧页（奇数页）。 双面打印的复杂报告特点 果某章的前一页没有内容，会保留空白页，空白页总是位于左侧页（偶数页），奇偶页的页眉可以不同，一般偶数页可显示文章或书名，奇数页显示本章标题。 每一章的首页都没有页眉 目录和正文部分采用不同的页码格式，（例如目录用罗马数字，正文用阿拉伯数字），并且都从1开始编号。 怎么设计这样的文档呢？抓住以下几个关键就行了： 1. 页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉2. 分节时，每一节可以从奇数页或偶数页开始，而不一定是从下一页开始3. 域可以帮助自动填写某些内容（例如目录、页眉文字）4. 打印设置可以让纸张实现自动化或半自动化的正反面打印 双面打印的复杂报告制作方法 预留装订线区域预留装订线区域 设置节和页眉页脚设置节和页眉页脚 添加不同内容的页眉添加不同内容的页眉 添加不同类型的页码添加不同类型的页码 某些页面需要横向放置 双面打印设置 小结 页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉 分节时，每一节可以从奇数页或偶数页开始，而不一定是从下一页开始 域可以帮助自动填写某些内容（例如目录、页眉文字） 打印设置可以让纸张实现自动化或半自动化的正反面打印 ? 2003 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary. * * 设置纸张和文档网格 选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。 设置样式 “正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。 从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图3所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图3中，“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”，则显示如图4所示的内容。这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。 正文设置1.5倍行距 * 怎么设计这样的文档呢？抓住以下几个关键就行了： 1. 页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉2. 分节时，每一节可以从奇数页或偶数页开始，而不一定是从下一页开始3. 域可以帮助自动填写某些内容（例如目录、页眉文字）4. 打印设置可以让纸张实现自动化或半自动化的正反面打印 * * * 设置纸张和文档网格 选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。 设置样式 “正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。 从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图3所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图3中，“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又