物资内业管理培训.ppt

* 模板来自于 * ——中国建筑一局（集团）有限公司东北区域公司 物资管理部 职责一 负责部门文件的收集、整理、装订工作。 职责二 负责接收审核材料员提交的材料进场手续，确保手续齐全、准确；编制本项目材料验收、发放和存储台账，确保数据的准确性、及时性、完整性，做到日清月结，账目清楚。 职责三 材料员上报的单据按规定编号，每月（包括各类报表）装订成册并存档。 职责四 保存、归档付款资料（送货小票、出入库单、验收记录、影像资料、结算单、合同等），并根据项目月度预算会的结果，向公司申请付款、办理结算手续等。 职责五 按时完成公司需要的数据统计报表并按要求上报，按月与各供方进行对账；负责项目月度报表的编制（预结算单、材料盘点表及耗用表等），及时上报。 职责六 负责采购合同的整理归档工作，确保归档合同的完整性，并建立完整的合同台账 一、内业人员的主要岗位职责 二、内业资料的组成 07 合同及补充协议编制 05 材料调拨手续 06 废旧物资处理手续 08 分供结算手续 04 月报量 01 材料出入库手续 02 材料记账凭证 03 台账建立 三、内业资料的管理要求1.材料的出入库手续的编制要求 02 物资主办按照计划组织材料进场 01 物资经理审核材料计划 04 内业人员收集、审核相关手续，填写小票单价、金额并及时入账处理 03 材料员组织材料验收，填写小票基础数据 ①物资采购入库单 a.材料的名称、规格型号、单位必须与合同保持一致 b.材料来源必须与分供商合同名称一致 c.入库时必须使用黑色圆珠笔或碳素笔填写，不合格退场时必须使用红色圆珠笔或碳素笔填写 d.签字人员必须是本人，不得代签，同一张采购入库单禁止同一人重复签字 e.内业负责人负责填写采购单价、金额、合计金额（不得让分包知晓，注意保密） f.采购入库单按月保持编号连续 g.小票上不允许出现任何涂改的地方 ②领料单 a.材料名称、规格型号、单位必须与合同保持一致 b.领料单位与分包公司名称一致，禁止缩写 c.出库时必须使用黑色圆珠笔或碳素笔填写 d.签字人员必须是本人签字，领料人必须是分包材料签收授权的人，且字迹应与分包授权委托书保持一致，禁止代签 e.领料单按月保持编号连续 f.领料单上不允许出现任何涂改 ③其他材料编制要求 a.供应商的送货小票 送货小票必须供应商公章清晰、编号连续、日期正确、送货人姓名可辨识、经手人必须是验收人本人签字。 b.进场验收记录 验收记录必须是参与验收的人员全部在场时填写，全部本人签字，禁止后补手续。 c.影像资料 材料验收过程应全程DV录像，内业人员应将每种材料分别建立文件夹，并将影像资料统一编号，保存在硬盘及云端，以备查验，如： 材料如上午进场，其入库手续必须当日转交给内业负责人，材料如下午进场，其入库手续转交内业负责人的时间不得晚于第二天中午十二点，内业负责人登记台账的时候，验收人员提交的资料如不满足上述要求，内业负责人禁止接收。 2.物资记账凭证 ①《物资记账凭证》要求按月装订,内容包括本月材料入库台账、订货通知单、送货小票（分供提供）、采购入库单、领料单、进场验收记录 ②装订顺序：封面→《本月材料入库台账》（需编制人，物资经理签字）→【《订货通知单》（第一联）→《送货单》（分供提供）→《物资采购入库单》（第一联）→《领料单》（第一联）→《进场验收记录》】→【……】封底、包角 3.台账的建立 ①物资台账由电子台账与纸质版材料2部分组成，其中包括分供合同台账、材料计划台账、材料出入库台账、材料调拨台账、携物出门台账、不合格物资处理台账、废旧物资处置台账、分供商对账记录、盘点记录、月度分包材料确认记录、付款单台账、分供结算台账、收发文台账等，电子台账应与纸质版资料一一对应，参考格式见项目台账样表。 4.月报量的管理 ①月报量业务流程 ②月报量手续内容 a.产值情况报表（共计5项）：预结算单、对账单、分供提供的产值明细、项目审核明细表、物资采购入库单。 b.消耗情况报表（共计4项）：收发存盘点统计表、耗用汇总表、出库明细、领料单。 ③月报量编制原则 a.预结算单当月产值 对账单中当月产值 分供提供的产值明细总额 项目审核明细总额 所有入库单合计总额 收发存盘点统计表中本月进场总金额 b.耗用汇总表合计金额 收发存盘点统计表中本月消耗金额 出库明细总额 领料单合计总额 c.收发存盘点统计表中：上月盘存+本月进场-本月消耗 账面盘存 每月25日与分供商对完账后按公司要求次月5日前上报委派会计当月月报量并确保报表中物资名称及单价应与项目签订的采购合同中的信息一一对应，同时预结算单及明细上标注的时间不得早于上月26日晚于当月25日，杜绝出现跨月、跨年的预结算单及小票。 ④集采对账单的上传 a．集采上对账日期与对账单日期一致（25日） b．对账