《关于举办论坛活动的全套详细流程》.docx

举办论坛活动流程 （一）前期工作 1.确定组织方 主办单位 联系人及联络方式 经费 经费用途 承办单位 联系人及联络方式 协办单位 联系人及联络方式 2.会前宣传 事项 内容 落实人 备注 宣传稿件 涵盖召开时间、地点、论坛主 题、报名方式等信息 网站宣传 注意活动信息是否有更新 微信宣传 注意活动信息是否有更新 新闻媒体宣传 注意活动信息是否有更新 其他 3.联络嘉宾 拟邀祐痢兵名单 类型 姓名 职务 联系方式 联络人  （二）筹备工作 政府部门 A B C D 金融领域 A B C D 新闻媒体 A B C D 律师行业 A B C D 4.确正会议主题  1.活动安排 事项 内容 备注 确定时间 第一天 上午 下午 晚上 第二天 上午 下午 晚上 选择地点 会议 地点 提前预定场地 用餐 地点 考虑用餐类型，中餐/西餐/自助餐 住宿 地点 提前与酒店联系，预定房间 统计报名人数 已报名 每天进行更新汇总 待定 根据预计人数，有选择性跟进 统计收费情况 免费 每天进行更新汇总 已缴费 每天进行更新汇总 待定 根据预计人数，有选择性跟进 统计住宿信息 第一类 参会人数共计 名 和与会人员电话或邮件确认住宿 的信息，持续更新信息。 单人问 标准问  第二类 参会人数共计 名 和与会人员电话或邮件确认住宿 的信息，持续更新信息。 单人问 标准问 第三类 参会人数共计 名 和与会人员电话或邮件确认住宿 的信息，持续更新信息。 单人问 标准问 2.会务筹备人员及分工 类别 人员 姓名 联系方式 工作内容 领导小组 组长 副组长 会务筹备组 组长 组员A 负责准备背景板、横幅、音响、投 影等工作 组员B 负责准备笔、本子、手提电脑、会 议记录 组员C 负责打印胸牌、会议指南、准备资 料袋、签到表、嘉宾牌 组员D 负责准备鲜花、水、餐券 组员E 负责更新统计报名人数、住宿信息 嘉宾联系组 组长 组员A 与嘉宾联络，准备嘉宾发言 PPT , 嘉宾个人简介等  组员B 负责嘉宾机场酒店的接送 组员C 配合嘉宾其他需求，如退宿等 组员D 会后给嘉宾寄发票、写感谢信 现场布置组 组长 组员A 布置背景板、横幅 组员B 调试投影仪、电脑、音响、麦克风 组员C 摆放纸笔、水、及座位卡 旦传报道组 组长 组员A 联系媒体、记者 组员B 现场拍照、录音录像 组员C 通讯稿的整理、会议速记 3.活动具体流程安排 事项 具体安排 备注 时间 签到 时间： 在活动开始前的2-3个小 时 地点： 准备 事项 签到表 做好排序，尽量与会务材 料一致，方便发放。 签到台 提前与酒店协商好，并放 置收纳名片的托盘 打印机 检查是杏口」以打印 签字笔 备用2-3支 微信指示牌 设置微信公众账号，引导  大家扫码加入讨论群组 领导致辞 发言人 领导A 5 分钟 领导B 5 分钟 主持人 合影 15 分钟 主题演讲 演讲人 主题 备注 时间 X法官 准备法官 PPT、法官简 介、演讲大纲等 Y律师 准备律师 PPT、律师简 介、演讲大纲等 主持人进行现场互动 提示器T兵ZE否品要提前 准备一些问题 30 分钟 Z律师 准备律师 PPT、律师简 介、演讲大纲等 午餐 时间地点 统计好就餐人数 1-2个 小时 主题演讲 演讲人 主题 备注 时间 嘉宾A 准备嘉宾 PPT、嘉宾简