学术会议举办详细流程.doc

一、会议前期通知 定会议日期，请专家（包括嘉宾和授课专家）。 拟定会议通知红头文件，包括会议介绍，主办、协办单位，会议时间、低点，是否收注册费，学分等，会议联系人等。附会议议程，参会回执。 通知发放四种方式：邮件、微信H5动态网页（带报名功能）、信件、电话。 应有专人通知和统计参会人员，方便会场大小准备、用餐、学分等数量限制。 二、专家联系（专人负责） 联系专家，告知会议时间以及专家授课具体时间。索要专家课件和个人简历。课件用于印刷会议资料，简历用于宣传和主持人介绍。 专家接送：包括往返接送，会场与酒店接送。协商完毕后，告知专家接送事宜。 去酒店查看，是否有早餐等 专家如果提前1天到，会议负责人应去酒店接见。 三、会场前期准备 会议资料：包括讲课PPT，厂家宣传资料，笔记本，笔。会议资料袋、胸牌。 会场横幅，背景墙，展架，指引牌等 根据参会人数，是否准备学分票、餐票等。 会场拍照人员，合影地点（有车占用需提前预定位置）。 会议当天专家就餐地点预定，参会人员就餐（盒饭、自助、围桌） 四、会议前一天准备 会场布置完毕。可准备一些背景音乐。 茶歇食品、盆等，矿泉水，是否准备咖啡、茶等（备茶杯、开水） 调试投影、舞台灯光控制（留工作人员电话，以防现场故障）、PPT（激光笔）、话筒（至少3个，讲者1个，主持1个，提问1个，其中1个无线麦）等。 台签。上主席台的台签要准备2份，主席台1份，第一排1份。 签到表、笔等 人员分组：①签到、注册；②PPT、讲者主持台签更换；③茶歇 嘉宾是否准备讲稿 五、会议当天 报到组：报到、注册，发放资料等，根据报到人数，反馈就餐人数，订饭。 专家接待组：接待专家入场 现场控制组：提前拷贝讲者PPT，主委定好主席台就坐嘉宾，排好台签顺序。 开幕式结束后，集体合影。现场控制组需搬离主席台桌椅，留主持人桌椅，放讲者简介（或提前给主持人）、水等。讲台更换讲者台签。 准备茶歇 六、就餐 如果是盒饭，全部人员坐于原位，工作人发盒饭，避免混乱。 专家围餐需有人引导。 会议结束后刷学分，如果人多，建议全部坐于原位，工作人员一个个走过去刷。