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第二章 档案 一、档案在称谓上、载体上的沿革 1、对文件和档案的称呼：最早见于文字的称为“册”，“典”，周代统称为“中”，秦汉以后称为“文案、案牍、文牍、文书、簿书”。1638年，《请太宗实录》出现了“档案”一词。 2、载体上沿革，较早的载体有甲骨、金石（青铜器、铁器、石头）；秦汉以后为简牍、绢帛；东汉以后出现了纸质档案；现代出现了以磁性材料为载体的档案。 二、档案的定义及含义 1、定义：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。 2、含义：①档案是由文件转化而来的；②档案是各种组织和个人在社会活动中形成的；③档案信息的记录方式和载体是多种多样的；④档案是原始的历史记录。 三、文件转化为档案的条件 1、办毕或处理完毕； 2、对日后实际工作和科学研究等活动具有查考利用价值； 3、按一定的规律保存起来的文件。 四、档案是原始的历史记录 1、档案的形成和性质与图书资料不同，作为档案保存起来的文件，它们的产生并非为了形成档案供人们去阅读，最初作为办事工具，为处理当时某件事物的需要而产生，是人们社会活动的产物； 2、现今从地下发掘的文物，它们被保存下来，当初一般是无意识的，而档案是人们有目的地选择和保存起来，以备日后查考，档案是人们在处理事物过程中有意识的形成； 3、与一般的历史遗物不同，它是以具体内容反映其形成单位或人物特定活动的记录物，具有很强的记录性； 4、不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性特点。 五、《关于改革和集中管理档案工作的法令》，《文件处置办法》 1、《关于改革和集中管理档案工作的法令》：由俄罗斯苏维埃联邦社会主义共和国人民委员会制定，1918年6月1日列宁签署颁布。宣布国家档案全宗档案统属国家所有，由国家档案管理机构按照集中统一的原则加以管理，其所确定的档案归国家所有和集中统一管理原则，不仅成为社会主义国家建设档案事业的重要指导原则，也为社会主义档案学的建立和发展奠定了理论基础。 2、《文件处置办法》：1931年，瞿秋白起草，周恩来签批，是我党现存党中央第一个关于文件和档案的重要文献，其中提到文件最理想的是每种两份，一份批阅，一份入库，蕴育着为新中国积累档案资源，及日后国家档案管理的某些构想。 六、档案的凭证价值 档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性构成了档案的凭证价值。首先，从档案的内容看，它是从当时直接使用的文件转化而来的，并非事后为使用而编制的，因此它客观的记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。其次，从档案的形式特征看，是确凿的原始材料和历史证件，具有凭证价值。 七、实现档案价值的规律性及其指导意义 1、档案价值的时效律和扩展律 ①时效律：档案价值具有时限的特点，只在某一段时间内具有查考价值，甚至利用率非常高，随着时间推移，档案的价值逐渐减小，甚至消失； ②扩展律：档案的作用从单位向社会扩展，具有对其形成单位和社会的双重性和过渡性。作为单位工作和生产的必要条件，在一定时间内首先是它的形成单位最需要查考利用，档案对其形成者的首要作用形成了它的第一价值；档案作为社会的财富，具有社会性的需要和利用，档案对其形成者以外的社会作用构成了它的第二价值。档案的作用向多元化扩展。 ③意义：要全面的估计档案对现实工作和将来的作用，正确处理好档案管理上局部与整体、当前与长远的关系，根据档案室与档案馆的不同特点，采用不同的管理和利用服务方式。 2、机密性的递减律和社会性的递增律 ①机密性的强弱与保存时间的长短是成反比率的，随着机密性的减小，社会性则相应增强。 ②意义：正确处理好利用和保密的关系，既使保密的档案得以控制，又逐渐扩大档案开放的范围，广泛的实现档案的价值。 3、档案的行政作用的弱化律和科学作用的强化律 ①作用的主要方向是行政作用逐渐向科学作用转化，随着时间的推移，利用者更多的是从科学文化和历史研究的角度利用档案，从而使档案的科学作用居首位。 ②意义：针对不同时期，作用的不同侧面，使档案作用得以充分发挥。 4、实现档案价值的条件律 ①社会发展水平，社会制度以及方针政策，对档案的需要和可能提供利用的程度有很大的制约作用； ②人们对档案的认识和档案管理水平直接影响档案发挥作用的程度，档案作用的发挥，随着档案意识和管理水平的提高而逐步扩大 八、国家档案全宗及其实质 1、国家档案全宗：也称为国家全部档案，是指归国家所有，统一管理的全部档案财富的总和，它是社会主义国家档案工作中通用的专业术语，是社会主义国家的重要原则和制度。 2、实质：档案的所有权以及管理原则和体制问题，即建立国家档案制度和实行社会主义国家档案工作统一领导、分级管理的原则。 九、我国国家档案全宗的构成 1、按历史时间划分为两大