项目档案资料调档函.docx

项目档案资料调档函

致：__________（档案保管单位全称）

主题：关于调取__________项目档案资料的函

尊敬的__________（档案保管单位全称）：

我司/我单位因__________（具体原因，如“项目审计”、“竣工验收”、“学术研究”、“法律纠纷解决”等）需要，急需调取贵单位保管的关于__________（项目名称）的档案资料。为确保资料调用的合法合规性及高效性，现依据《中华人民共和国档案法》、《档案管理条例》等相关法律法规，特向贵单位发出本调档函，具体请求如下：

一、调档内容

请求调取__________（项目名称）的以下档案资料：

=1\*GB4㈠项目立项批准文件；

=2\*GB4㈡项目规划设计方案及审批文件；

=3\*GB4㈢施工合同及补充协议；

=4\*GB4㈣工程进度报告及验收记录；

=5\*GB4㈤质量检测报告及合格证书；

=6\*GB4㈥项目财务审计报告；

=7\*GB4㈦相关会议纪要及决策文件；

=8\*GB4㈧其他相关资料：__________（如有其他特定需求，请详细列出）。

二、调档用途

本次调取的档案资料将仅用于__________（具体用途），并保证不用于其他任何非法或未经授权的目的。

三、调档方式

请贵单位将上述档案资料以__________（如“电子扫描件”、“纸质复印件并加盖公章”、“原件借阅，需在规定时间内归还”等）形式提供给我司/我单位。若需电子形式，请发送至指定邮箱：_________；若需纸质形式，请邮寄至地址：__________________。

四、调档期限

希望贵单位能在收到本函之日起____个工作日内完成档案资料的准备工作，并通知我司/我单位前来领取或接收。如有特殊情况需延长准备时间，请提前与我司/我单位联系并说明原因。

五、保密承诺

我司/我单位承诺，对贵单位提供的档案资料将严格保密，仅供指定用途使用，并在使用完毕后按照相关规定妥善保管或归还。

六、联系方式

为便于双方沟通，请贵单位在收到本函后，如有任何疑问或需进一步确认信息，可随时联系我司/我单位，联系人：_________，联系电话：_________，电子邮箱：__________。

感谢贵单位对我司/我单位工作的支持与配合！期待贵单位尽快回复并办理相关调档手续。

此致

敬礼！

__________（申请单位全称）

日期：____年____月____日