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完善采购过程管理制度

一、总则

（一）目的

为了规范公司采购过程管理，确保采购活动的合法性、合规性、合理性和高效性，保障公司物资供应的及时性和质量，降低采购成本，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务采购等。

（三）基本原则

1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规定。

2.合规性原则：严格按照公司采购流程和相关标准执行采购任务。

3.合理性原则：在保证物资质量和满足需求的前提下，合理控制采购成本。

4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。

5.廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，杜绝不正当交易。

二、采购计划管理

（一）需求预测

1.各部门应根据业务发展规划、生产计划、项目进度等，提前对所需物资进行需求预测，并填写《物资需求预测表》。

2.需求预测应考虑市场变化、库存水平、技术更新等因素，确保预测的准确性和合理性。

（二）采购计划编制

1.采购部门根据各部门提交的《物资需求预测表》，结合库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。

2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容，并经相关部门审核后报公司领导审批。

（三）采购计划调整

1.如因市场变化、生产计划调整、项目变更等原因需要调整采购计划，相关部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因和调整内容。

2.采购计划调整申请表经相关部门审核后报公司领导审批，采购部门根据审批结果及时调整采购计划。

三、供应商管理

（一）供应商选择

1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商进行分类管理。

2.选择供应商时，应综合考虑供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，进行实地考察和评估。

3.对于重要物资的供应商，应组织相关部门进行评审，评审合格后纳入合格供应商名录。

（二）供应商评估

1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。

2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。

（三）供应商关系维护

1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。

2.定期组织供应商座谈会，加强与供应商的合作与交流，共同探讨改进采购工作的措施和方法。

四、采购流程管理

（一）采购申请

1.各部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途、预算等内容，并经部门负责人审核签字。

2.采购申请表应提交给采购部门，采购部门根据采购计划和库存情况进行审核。

（二）采购审批

1.采购申请表经采购部门审核后，根据采购金额大小分别报公司领导审批。

2.对于金额较大的采购项目，应组织相关部门进行会审，确保采购决策的科学性和合理性。

（三）采购实施

1.采购部门根据审批后的采购申请表，选择合适的供应商进行采购。

2.采购人员应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。

3.采购人员应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题，确保物资按时、按质、按量供应。

（四）验收付款

1.物资到货后，采购部门应及时通知相关部门进行验收。

2.验收部门应按照合同要求对物资的数量、质量、规格、型号等进行验收，并填写《物资验收单》。

3.验收合格的物资，采购部门应按照合同约定办理付款手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商解决，如无法解决可根据合同约定追究供应商的违约责任。

五、采购风险管理

（一）风险识别

1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。

2.对于识别出的风险，应进行详细分析，评估风险发生的可能性和影响程度。

（二）风险应对

1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如市场调研、质量检验、供应商管理、合同审核、付款控制等。

2.采购部门应建立风险预警机制，及时发现和处理潜在的风险，确保采购活动的顺利进行。

六、采购监督与审计

（一）内部监督

1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。

2.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司内部监督。

（二）外部监督