附件2《OA办公自动化系统管理办法》 .docx

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OA办公自动化系统管理制度

第一章总则

第一条为规范和完善我公司办公自动化系统（以下简称OA）的使用和管理，保证业务信息流通渠道高效、畅通，依照公司公文处理办法，特制定本规定。

第二章管理机构、人员及职能

第二条OA公文管理系统由公司办公室统一管理，主要负责公文收发及公告发布；党群工作部参与新闻信息的审核、发布；信息化管理部负责软、硬件日常维护保管、员工操作培训、数据备份等工作。

第三条公司总部各部门、各项目经理部应配置专（兼）职信息管理员负责OA公文管理系统的公文接收、流转。

第四条公司总部设公文管理员、电子印章管理员、文件分发员负责相应工作。

（一）公文管理员：负责收、发文办理，对纸质文档进行电子化处理；

（二）电子印章管理员：负责公司电子印章的管理和缮印；

（三）文件分发员：负责发送电子文件。

第五条公司信息化管理部设系统管理员负责提供安全可靠的OA系统运行环境，维护、监督系统用户使用，并对系统使用中有关技术环节问题进行处理。

第三章公文管理

第六条OA公文管理系统中处理的公文种类包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

第七条OA系统中的公文格式、行文规则及办理程序依然遵循《中交二公局第三工程有限公司公文处理办法》之相关规定执行。

第八条所有纸质来文统一在公司办公室进行登记、接收及电子化处理（将来文编辑为可阅览状态，转换为pdf格式、tiff格式、jpg格式等常用电子格式，每页扫描件大小不得超过50KB）。

第九条OA公文管理系统中总部发文在流转过程中从拟稿、审核到签发、纸质打印环节为可编辑状态下的.doc格式。加盖电子印章后，进行印章保护处理，编辑为不可更改状态下.doc格式。

第十条OA公文管理系统中会签文件，全程采用可编辑状态下的.doc格式，文件存档时保留流转过程中的参与修改的人员信息、部门记录及修改痕迹。

第十一条用于OA系统流转的文件尽可能避免繁冗、复杂；公文处理中确属不便进行电子化处理的附件（如：书籍、图纸等），以纸质形式流转。

第十二条在公文处理过程中，对于需催办的电子公文，拟稿人、承办人应及时与公文管理员沟通，相互配合、协作完成文件的流转，不得互相推诿、拖延，发现问题及时与发送单位联系。

第十三条电子公文进入各收文单位部门的时间为到达时间。各收文单位公文管理员应按时接受电子公文。每日(节假日除外)17点以前接收的电子公文视收文单位当日收文。

第十四条收文单位的公文管理员对所接收公文需在1日内将其批转相关领导或部门办理。主办部门应根据来文事件缓急，在接到文件之日起2日内办理完毕。对于业主、监理等上级来文（函、电）或有时效要求的公文要急事急办，一般应在4小时内批转相关人员办理。紧急情况可先打电话报告，但要求其必须限时报送文件。

第十五条为保证公文流转的正常进行，各单位公文管理员因公出差时，应在离开前确认授权对象，并向被授权人明确相关职责，由其代理授权人完成相关事宜。

第四章信息管理

第十六条本规定所称信息是指OA系统中发布的通知公告、新闻信息、电子论坛、网上调查等。

第十七条在OA中发布各类公共信息，有关权限明确如下：

1、公司通知公告由相关部门提交，公司办公室审核发布，各部门通知公告由部门人员提交，部门领导审核发布；

2、新闻信息、网上调查由相关部门提交，党群工作部审核发布；

3、电子论坛发布权限对所有用户开放，党群工作部部负责日常管理；

4、各类信息的发布应保证准确、完整、分类保存、便于查阅，避免重复和交叉。更新和上传至服务器的信息应保留备份。发布人的身份确认以信息化管理部最终确认身份为准，发布人对所发布信息负直接责任。

第五章信息安全

第十八条OA系统中的使用人员帐号应保证一人一号，密码由本人保管。用户取得帐号和初始密码后应立即修改密码，确保信息安全。

第十九条OA系统网络用户的帐号、密码及入网的软件、硬件，不得外传、外借，非授权用户使用企业帐号用户进入企业网的，帐号登记用户负直接责任，造成严重后果的，依法追究其相关责任。

第二十条在OA公文管理系统中，行政公文流转所使用的中交二公局第三工程有限公司电子印章为红色、附水印纹理。电子印章仅限在OA系统中公司发文并对所属各部门、项目部进行内部电子公文流转、交换使用。

第二十一条向外单位、机构等非公司所属组织进行交换的文件、凭证等文书，若带有电子印章的均视为无效，不具备凭证作用，造成严重后果的，依法追究相关责任人。任何部门和个人需加盖中交二公局第三工程有限公司印章作为公文凭证的，需到公司办公室办理相关印章加盖手续，以实际公章为准。

第二十二条公司所属各单位的公文管理员对所收纸质文件加盖印章需认真辨别。