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人事部档案管理体系构建.pptx

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人事部档案管理体系构建

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目录

CATALOGUE

01

档案管理制度体系

02

档案分类标准规范

03

档案全生命周期管理

04

安全保密控制措施

05

信息化建设路径

06

管理效能提升方案

01

档案管理制度体系

政策法规依据解读

《档案法》相关规定

明确档案的范围、管理原则、保护措施及违法行为的处罚等内容。

01

细化档案管理的各项规定,包括档案的分类、编制、保管、利用等。

02

《个人信息保护法》相关条款

规范档案中个人信息的处理,确保个人隐私的保护。

03

《档案管理条例》实施细则

三级管理制度架构

第一层

公司级档案管理规定,确立档案管理的总体原则、组织架构和管理要求。

01

第二层

部门级档案管理细则,根据公司级规定,结合部门实际情况,制定具体的档案管理流程和操作规范。

02

第三层

岗位责任制度,明确每个档案管理岗位的职责、权限和责任,确保档案管理的有效实施。

03

部门权责划分标准

各部门

负责制定、修订档案管理制度,监督执行情况,提供档案管理培训和指导。

档案室

人事部

负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作,确保档案的完整性和准确性。

集中管理全公司各类档案,提供档案借阅、复制、销毁等服务,确保档案的安全和有效利用。

02

档案分类标准规范

员工基础档案分类

姓名、性别、年龄、籍贯、身份证号、联系方式等。

个人信息

学历证书、职称证书、职位变动记录等。

学历与职位

培训记录、学习计划、成绩记录等。

培训与发展

薪资标准、社保缴纳记录、福利发放记录等。

薪资与福利

合同编号、签订日期、合同期限、工作内容与地点、劳动报酬等。

劳动合同

协议编号、签订日期、竞业禁止范围、竞业禁止期限等。

竞业禁止协议

协议编号、签订日期、保密内容、保密期限、保密义务等。

保密协议

01

03

02

合同协议专项档案

如培训协议、服务期协议等。

其他协议

04

月度、季度、年度绩效考核结果及评分记录。

绩效考核

奖励、惩罚决定及相关证明材料。

奖惩记录

01

02

03

04

每日出勤情况、迟到早退记录、请假记录等。

考勤记录

与员工的沟通记录、绩效面谈记录、员工反馈等。

沟通与反馈记录

考勤绩效过程档案

03

档案全生命周期管理

收集归档操作流程

确定档案收集范围

制定详细的档案收集计划和范围,包括文件、资料、音像等各种形式的档案。

02

04

03

01

档案归档

将分类编号后的档案按照规定的时间、地点和方式进行归档,确保档案的完整性和安全性。

档案分类与编号

按照档案的性质、内容、形式等特征进行分类,并进行编号,以便查找和管理。

档案信息化

将档案信息录入管理系统,实现档案的数字化、电子化管理,提高档案检索效率。

借阅人需提出借阅申请,说明借阅档案的名称、用途、时间等信息。

借阅申请需经过相应的审批流程,包括部门负责人审批、档案管理员审核等。

审批通过后,借阅人需在档案借阅登记簿上登记相关信息,并领取所需档案。

借阅人需按照规定时间归还档案,档案管理员需检查档案的完整性,确认无误后进行注销登记。

借阅调取审批机制

借阅申请

审批流程

借阅登记

借阅归还

定期销毁处理规范

定期销毁处理规范

销毁申请

销毁执行

审批流程

销毁记录

档案管理员根据档案的保管期限和实际情况,提出销毁申请。

销毁申请需经过相应的审批流程,包括部门负责人审批、档案管理员复核等。

审批通过后,由专门的销毁人员按照规定的时间、地点和方式进行销毁,确保销毁过程的安全和保密。

销毁后需在档案销毁登记簿上记录销毁时间、方式、销毁人等信息,以便日后查证。

04

安全保密控制措施

根据岗位职责和工作内容,为不同层级和岗位的人员分配不同的访问权限。

权限划分

对于重要操作或敏感信息的访问,需进行严格的权限审批流程。

权限审批

对所有权限使用情况进行实时监控和记录,确保权限的合理使用。

权限监控

权限分级管理系统

实体档案存储安全

档案保管

选择坚固、防火、防潮、防鼠的档案室,确保档案的物理安全。

档案盘点

档案室建设

制定档案保管制度,规定档案的存放、借阅、复印等操作流程。

定期进行档案盘点,确保档案的完整性和准确性。

电子档案加密方案

数据加密

采用先进的加密算法对电子档案进行加密,确保档案数据的安全性。

01

密钥管理

制定严格的密钥管理制度,确保密钥的安全和有效。

02

访问控制

通过访问控制策略,对电子档案的访问进行严格的控制和监管。

03

05

信息化建设路径

档案管理系统架构

架构设计

基于先进的技术架构,包括数据库设计、用户界面、系统安全等。

01

包括档案录入、查询、存储、利用、统计、销毁等功能模块,实现全流程管理。

02

系统扩展性

具有良好的可扩展性,能够随着企业规模扩大和业务发展而不断升级。

03

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